Аренда автомобиля у сотрудника

Аренда личного автомобиля работника может быть двух видов: с экипажем и без экипажа. В первом случае предполагается, что арендованным автомобилем будет управлять и производить его техническое обслуживание сам работник, во втором указанные обязанности возлагаются на других уполномоченных лиц (ст. ст. 632, 642 ГК РФ).

При аренде автомобиля без экипажа страховые взносы начислять не надо, только НДФЛ с каждой выплаты (п. 1 ст. 226 НК РФ, Письмо Минфина от 01.11.2017 N 03-15-06/71986).

При аренде ТС с экипажем начисляйте страховые взносы только со стоимости услуг по управлению автомобилем, оплату за аренду взносами не облагайте. НДФЛ удерживайте со всей суммы платежа по договору (п. 1 ст. 226, пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ).

Для налога на прибыль и арендную плату, и услуги по управлению автомобилем включайте в расходы (Письма Минфина от 21.09.2012 N 03-03-06/1/495, от 01.12.2009 N 03-03-06/1/780).

Учет ГСМ по топливным картам

Бухгалтерский учет

Топливная карта, срок полезного использования которой превышает 12 месяцев, стоимостью менее 40 000 руб. учитывается в соответствии с учетной политикой организации в качестве МПЗ (п. п. 4, 5 Положения по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» ПБУ 6/01, утвержденного Приказом Минфина России от 30.03.2001 N 26н).

МПЗ принимаются к учету по фактической себестоимости, равной сумме фактических затрат на их приобретение. В данном случае фактической себестоимостью является сумма, подлежащая уплате поставщику топливных карт (без учета НДС) (п. п. 5, 6 Положения по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01, утвержденного Приказом Минфина России от 09.06.2001 N 44н).

Стоимость топливных карт относится на расходы по обычным видам деятельности. Расходы признаются в том отчетном периоде, на который приходится момент передачи карт в эксплуатацию (выдачи водителям). Это следует из п. п. 5, 16, 18 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н, п. 93 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н.

В целях обеспечения сохранности объектов при эксплуатации в организации должен быть организован надлежащий контроль за их движением (абз. 4 п. 5 ПБУ 6/01). Для обеспечения сохранности топливных карт может быть организован их учет на специально открытом для этих целей забалансовом счете, например 012 «Топливные карты».

Аналитический учет может вестись в разрезе номеров карт, автомобилей, либо сотрудников-водителей.

Также организации целесообразно вести журнал учета выдачи и возврата топливных карт.

При получении карты от поставщика и передаче ее водителю в учете делается запись Дебет 012. При утрате топливной карты, ее возврате водителем либо расторжении договора с поставщиком — Кредит 012.

Для учета расходов на ГСМ необходимы документы, подтверждающие их приобретение и расход, а также служебный характер поездок.

Для списания ГСМ по автомобилю, подключенному к электронной системе, которая контролирует маршрут движения и расход топлива, достаточно отчетов этой системы. Распечатайте их и дайте расписаться водителю (Письмо Минфина от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354).

Путевые листы для списания ГСМ нужны, если электронной системы контроля нет или она не предоставляет всех необходимых данных. Например, контролирует расход топлива, но не отслеживает маршрут автомобиля.

Путевые листы составляйте на любой период не более 1 месяца. Форму можете разработать сами или использовать унифицированные. Главное, чтобы в ней были все необходимые реквизиты (Письмо Минфина от 30.11.2012 N 03-03-07/51).

Проводки по учету ГСМ по топливным картам

Налог на прибыль организаций

Стоимость топливных карт (без учета предъявленного НДС) включается в состав материальных расходов как стоимость имущества, не признаваемого амортизируемым. В данном случае в соответствии с учетной политикой стоимость такого имущества признается в полной сумме по мере его ввода в эксплуатацию (передачи карт водителям) (пп. 3 п. 1, п. 2 ст. 254 НК РФ).

Для налога на прибыль расходы на ГСМ учитывайте полностью на основании путевых листов, нормировать их не надо (Письмо Минфина от 27.01.2014 N 03-03-06/1/2875).