Чем можно заменить доверенность на получение ТМЦ

Нужна консультация по вопросу: Иногда нашим водителям-экспедиторам приходится в течение дня совершать несколько поездок в различные организации за грузом. Часто складывается ситуация, что вдруг надо заехать срочно за грузом, который не был запланирован, а доверенности на получение товара с собой нет, т.к. ситуция возникла «вдруг» Можно ли придумать вариант какого-то штампа на основании какого-то приказа? Мы водителям печать организации выдавать не хотим, а продавцы требуют при получении товара или печать или доверенность. Как нам организовать эту процедуру, чтобы все соответствовало закону.?

Лена

Наш ответ

Печать не является предметом подтверждающим полномочия водителя на получение ТМЦ. К тому же организация может вовсе не иметь печати. Организация может не иметь и нигде не ставить печать, если в уставе нет записи о ее наличии (ст. 2 Закона об ООО, ст. 2 Закона об АО).

Если уставом печать предусмотрена, она нужна только в установленных законом случаях, например на доверенностях для суда или для участия в госзакупках. В других ситуациях, в том числе на первичных документах, в налоговых декларациях печать можно не ставить.

Водителю нужен документ подтверждающим его полномочия на получение товара, и таким документом является доверенность.

Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Письменное уполномочие на совершение сделки представителем может быть представлено представляемым непосредственно соответствующему третьему лицу (ст. 185 ГК РФ).

Для подтверждения полномочий лица, представляющего интересы организации, ему выдается доверенность. Доверенность, в частности, необходима при получении товарно-материальных ценностей по месту нахождения поставщика или денежных средств из кассы контрагента.

Формы первичных учетных документов определяет руководитель организации по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. При этом каждый документ должен содержать обязательные реквизиты:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

7) подписи этих лиц, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для их идентификации.

Организация вправе использовать как самостоятельно разработанные формы документов, так и документы, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденные Росстатом (ранее — Госкомстатом РФ).

Чаще всего организации используют все же унифицированные формы первичных документов, так как именно они приведены во всех бухгалтерских программах, что облегчает процесс их оформления и учета.

Поэтому рассмотрим заполнение и учет доверенностей на примере унифицированных форм, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а.

Для доверенностей предусмотрены типовые бланки по форме N М-2а или М-2.

Если представители организации получают ТМЦ у поставщика регулярно, то доверенности выписывают по форме N М-2а, если нет — по форме N М-2.

Доверенности по форме М-2 имеют корешки, которые подшиваются в хронологическом порядке.

Доверенности по формам М-2 и М-2а обычно выдают работникам на срок от 15 дней до месяца для получения конкретных ТМЦ. В этих формах приводят перечень ТМЦ и основание для их получения, например договор или счет. Доверенность, которую составляют бухгалтерские программы, — это и есть форма М-2.

Если используете форму М-2а, ведите журнал учета выданных доверенностей. Для формы М-2 журнал не нужен, ведь у нее есть отрывная часть, которая остается в организации.

Вместо форм М-2 и М-2а можете выписать доверенность в произвольной форме, главное, чтобы в ней были все обязательные реквизиты. Такую доверенность можно выдать не для разового, а для регулярного получения ТМЦ, кому угодно и на любой срок.

В доверенности, выданной организацией, обязательно должны быть (ст. ст. 185 — 186 ГК РФ):

  • дата составления прописью. Срок можно не указывать. Тогда доверенность действует один год. Если хотите больше или меньше — укажите срок
  • название, ИНН и ОГРН вашей организации, должность, Ф.И.О. руководителя
  • полномочия представителя
  • Ф.И.О. и паспортные данные представителя
  • собственноручная подпись руководителя вашей организации

Нотариально заверять надо только доверенности на сделки с недвижимостью, долями ООО и в некоторых других случаях.

Подписание документов неуполномоченным лицом без доверенности влекут определенные риски.

Правовые последствия заключения сделки неуполномоченным лицом либо действия в чужом интересе без поручения определены ст. ст. 183, 980 — 989 Гражданского кодекса РФ.

В силу п. п. 1, 2 ст. 183 ГК РФ при отсутствии полномочий действовать от имени другого лица или при превышении таких полномочий сделка считается заключенной от имени и в интересах совершившего ее лица, если только другое лицо (представляемый) впоследствии не одобрит данную сделку. До одобрения сделки представляемым другая сторона путем заявления совершившему сделку лицу или представляемому вправе отказаться от нее в одностороннем порядке, за исключением случаев, если при совершении сделки она знала или должна была знать об отсутствии у совершающего сделку лица полномочий либо об их превышении. Последующее одобрение сделки представляемым создает, изменяет и прекращает для него гражданские права и обязанности по данной сделке с момента ее совершения.

Заключение сделки неуполномоченным лицом не влечет ее ничтожности, такая сделка является оспоримой и может быть признана недействительной только судом и только по требованию ограниченного круга заинтересованных лиц либо может считаться заключенной от имени лица, подписавшего договор (Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 07.08.2012 N 09АП-20512/2012-ГК).

Последующее одобрение сделки представляемым может быть осуществлено в любой форме (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 30.11.2006 по делу N А56-41141/2005).

Судебная практика по рассматриваемому вопросу делает однозначный вывод: если стороны исполнили в подтверждение договора обязательства по нему (совершили так называемые конклюдентные действия, в данном случае оплату товара и его встречную поставку), то договор не может быть признан незаключенным (Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 30.04.2013 N 09АП-10345/2013). Факт подписания документов неуполномоченным лицом сам по себе не может служить основанием для отказа в вычете НДС и отнесения к расходам затрат, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, поскольку факт полного исполнения сделки сторонами служит доказательством ее одобрения, в связи с чем она влечет за собой определенные налоговые последствия, в том числе право покупателя на вычет по НДС, отраженному в выставленных ему контрагентом счетах-фактурах, и отнесения затрат на расходы, учитываемые при исчислении налога на прибыль (при условии подтверждения факта совершения реальных хозяйственных операций и отсутствия признаков того, что действия налогоплательщика направлены на получение необоснованной налоговой выгоды, что у налогоплательщика при заключении и исполнении сделок с контрагентами отсутствовал умысел, направленный на незаконное получение из бюджета сумм НДС и уменьшения налога на прибыль) (Постановления Девятого арбитражного апелляционного суда от 28.12.2010 N 09АП-31236/2010, от 08.10.2010 N 09АП-21145/2010-АК).

ФАС Московского округа в Постановлении от 26.07.2006, 02.08.2006 N КА-А40/6794-06 отклонил ссылку налогового органа на неподтверждение полномочия лица, подписавшего договор, указав, что факт последующего одобрения заключенной сделки (акты приема-передачи), в силу п. 2 ст. 183 ГК РФ, создает права и обязанности налогоплательщика по сделке.

Следует отметить, что того же подхода арбитражные суды придерживаются в случае подписания договора неуполномоченным лицом со стороны как налогоплательщика-покупателя (Постановления ФАС Северо-Западного округа от 28.05.2007 по делу N А56-18746/2006, Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 12.04.2007 по делу N А56-18250/2006), так и контрагента налогоплательщика при последующем одобрении сделки (например, Постановления Восьмого арбитражного апелляционного суда от 14.08.2008 по делу N А46-6675/2007, ФАС Московского округа от 12.04.2010 N КА-А41/2775-10, ФАС Поволжского округа от 21.10.2010 по делу N А49-442/2010).

Однако наличие судебной практики говорит о том, что подписание документов неуполномоченным лицом может вызвать претензии со стороны налоговых органов и повлечь отказ в признании расходов и по налогу на прибыль и вычетов по НДС. и этом случае организации придется отстаивать свою позицию в суде.

Хотите такую же консультацию?