Хранение, учет и утилизация подарочных сертификатов

Согласно Письму Минфина России от 16.05.2017 N 03-02-07/1/29579 изготовленные подарочные сертификаты принимаются обществом к учету по дебету забалансового счета 006 «Бланки строгой отчетности». В кассовых чеках указывается стоимость подарочных сертификатов.

БСО следует хранить в металлических шкафах, сейфах, специальных помещениях (если бланков много), которые дают возможность избежать кражи или повреждения документов и которые в конце каждого рабочего дня следует опечатывать (п. 16 Положения, утв. Постановлением Правительства от 06.05.2008 N 359 (далее — Положение).).

Хранить бланки вместе с кассовыми документами не требуется. Упакованные в опечатанные мешки документы следует хранить не менее 5 лет со дня их использования или порчи (п. 19 Положения.).

А по достижении предельного срока хранения, но не ранее чем через месяц со дня последней инвентаризации БСО их копии (отрывные части, корешки) и испорченные бланки на основании соответствующего акта под контролем специально созданной комиссии можно уничтожить (пп. 17, 19 Положения.).

Законодательством не установлено специальных правил утилизации подарочных карт или БСО.

В бухгалтерском учете затраты, связанные с изготовлением карт, можно учесть как расходы по обычным видам деятельности, например на счете 44, на дату подписания акта выполненных работ (накладной на получение изготовленных карт) (Пункт 5 ПБУ 10/99.).

Учитывать подарочные сертификаты можно на забалансовом счете 006: либо из расчета фактических затрат на их изготовление, либо в условной оценке, например 1 руб. за 1 сертификат (Инструкция, утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н.).

В налоговом учете вы отражаете расходы на изготовление сертификатов как прочие расходы также на дату подписания документов о получении карт (Подпункт 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). А «входной» НДС, связанный с изготовлением сертификатов, принимаете к вычету на основании счета-фактуры исполнителя (Подпункт 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ.).

Примеры учета продажи подарочных сертификатов и последующую продажу товара предъявителям этих сертификатов смотрите во вложении.

Как облагаются НДФЛ подарочные сертификаты

В случае передачи подарочного сертификата в качестве подарка НДФЛ начисляется по общим правилам для подарков — с учетом необлагаемых сумм в размере 4 000 или 10 000 руб. за год (ст. 216, п. п. 28, 33 ст. 217 НК РФ).

Передачу подарочного сертификата в дар нужно оформить документально. Если этого не сделать, НДФЛ придется начислить с полной стоимости подарочного сертификата (Письмо Минфина России от 12.08.2014 N 03-04-06/40051).

Стоимость подарочного сертификата для целей исчисления НДФЛ можно определить так (п. 3 ст. 105.3, п. 1 ст. 211 НК РФ, Письмо Минфина России от 18.11.2016 N 03-04-06/67922):

• в размере указанного на сертификате номинала (при его наличии);
• в размере стоимости товаров (работ, услуг), право на получение которых появляется у владельца сертификата (если номинал на нем не указан).

НДФЛ со стоимости подарочного сертификата, превышающей необлагаемую сумму дохода, рассчитывается в том же порядке, что и по обычным подаркам. Исчислить НДФЛ надо на дату передачи физическому лицу сертификата или на дату отоваривания сертификата, если вы оплачиваете сертификат после того, как физлицо им воспользовалось (пп. 2 п. 1 ст. 223 НК РФ).

Поскольку иных доходов Вы физическому лицу не выплачиваете, то Вам нужно будет сообщить в ИФНС по месту учета о невозможности удержать НДФЛ. Сообщение подавайте по форме 2-НДФЛ с признаком 2. В Приложении укажите только ту сумму дохода, с которой не удержан налог, а в разд. 2 — неудержанный налог. Другие поля заполняйте как обычно.

По тому же лицу сдайте 2-НДФЛ с признаком 1, даже если других доходов ему не платили (Письмо ФНС от 30.03.2016 N БС-4-11/5443).

Если подарочный сертификат покупается, а затем предъявляется для получения товара, то объекта НДФЛ не возникает. (ст. 41 НК РФ).