Как оформить предоставление директору служебного автомобиля

Предоставление работнику для исполнения им трудовой функции принадлежащего работодателю имущества с точки зрения трудового законодательства не требует какого-либо специального оформления. В такой ситуации потребуется только издание приказа о закреплении автомобиля за конкретным сотрудником (в данном случае за директором), так как на работника не возлагается дополнительная работа в виде выполнения трудовой функции водителя.

Документы нужны для отражения расходов на аренду этого автомобиля в НУ:

Если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства без экипажа, арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией (ст. 646 Гражданского кодекса РФ).

Арендные платежи за арендуемое имущество относятся к прочим расходам при исчислении налога на прибыль (пп. 10 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). При этом арендная плата признается расходом на дату расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров или дату предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов, или последнее число отчетного (налогового) периода (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Любые расходы можно учесть только в том случае, если они обоснованны, направлены на получение дохода и подтверждены документами (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Минфин России неоднократно разъяснял, что для включения арендной платы в расходы достаточно иметь такой комплект документов (Письма Минфина России от 16.11.2011 N 03-03-06/1/763, от 13.10.2011 N 03-03-06/4/118):

— договор аренды;

— документы, подтверждающие уплату арендных платежей;

— акт приемки-передачи арендованного имущества.

Но в то же время, по мнению Минфина России, затраты по арендованному автомобилю могут быть учтены в расходах при условии, что этот автомобиль используется в деятельности организации, направленной на получение дохода (Письмо Минфина России от 22.12.2011 N 03-03-06/1/844). Но как это подтвердить, Минфин России умалчивает. По мнению территориального налогового органа, путевой лист — это один из возможных документов, позволяющих определить регулярность использования, а также маршрут движения арендованных автомобилей и время их использования. Но есть и иные документы, подтверждающие использование арендованного транспортного средства в производственной деятельности организации-арендатора, например, приказ руководителя организации о закреплении арендованных автомобилей за работниками, заявки на использование арендованных автомобилей (Письмо УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 N 20-12/041966.1).

Учитывая, что путевые листы и документы на приобретение ГСМ необходимы для списания расходов на ГСМ (Письмо ФНС России от 22.11.2010 N ШС-37-3/15988@), они не являются обязательными документами для подтверждения экономической обоснованности затрат по договору аренды.

В то же время одних лишь документов, подтверждающих перечисление арендной платы, договора аренды и акта приемки оказанных услуг недостаточно. Они не подтверждают экономической обоснованности затрат по договору аренды. Таким образом, учитывая мнение контролирующих органов, для учета в расходах арендной платы за автомобиль организации необходимо либо составлять путевые листы, либо подтверждать экономическую обоснованность затрат по договору аренды автомобиля иными документами, например, приказом, в котором установлено, кто и для каких целей использует арендованный автомобиль, заявками на использование арендованных автомобилей, трудовым договором с водителем, в котором указано, что перевозки он осуществляет на этом арендованном автомобиле, и другими подобными документами.