Нужно ли в СЗВ-М указывать самозанятых
Добрый день, наша компания работает на УСН 15%. Сейчас мы заключили договор с самозанятым лицом. Заключили договор ГПД и прописали, что расходы связанные с выполнением работ несет заказчик. Вопрос: Можно ли компенсировать эти расходы из кассы организации, как подотчетному лицу? Должен ли он делать авансовый отчет? И должны ли мы сдавать отчетность с самозанятого в ПФР (СЗВ-М)?
ГалинаНаш ответ
Да, Вы можете выдать сотруднику по ГПД денежные средства по отчет из кассы организации. Физическое лицо в этом случае обязано отчитаться о потраченных средствах, предоставив авансовый отчет. В СЗВ-М включать самозанятого не нужно, т.к. он не является застрахованным лицом.
Подотчетные лица — это лица, которым выданы денежные средства для оплаты товаров, работ и услуг в интересах организации (пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У).
Подотчетными лицами могут быть:
- любые работники организации, в том числе:
— ее руководитель;
— работники-иностранцы, не являющиеся валютными резидентами РФ, поскольку при передаче под отчет не происходит использования денежных средств в качестве средства платежа;
— работники, имеющие задолженность по ранее полученной под отчет сумме, поскольку требование полного погашения задолженности отсутствует в Указании N 3210-У;
- физические лица, с которыми у организации заключен гражданско-правовой договор (например, подрядчики, исполнители) (Письмо Банка России от 02.10.2014 N 29-Р-Р-6/7859).
Т.е. Вы можете выдавать денежные средства под отчет данному физическому лицу из кассы организации.
При выдаче денег под отчет физическим лицам без статуса ИП, с которыми у организации заключен гражданско-правовой договор, лимит наличных расчетов также можно не соблюдать. Ведь физические лица не являются участниками наличных расчетов и лимит на них не распространяется (п. п. 2, 5 Указания N 3073-У).
О расходовании полученных наличными сумм подотчетное лицо обязано отчитаться (то есть представить авансовый отчет) в следующие сроки (пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У):
- в течение трех рабочих дней после окончания срока, на который выданы средства;
- в течение трех рабочих дней со дня фактического возвращения из командировки (независимо от срока, указанного в приказе или заявлении) (п. 26 Положения о служебных командировках);
- в течение трех рабочих дней со дня выхода на работу после отпуска (болезни) в случае, если в этот период истек срок, на который были выданы подотчетные суммы.
Форма СЗВ-М «Сведения о застрахованных лицах», утвержденная Постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 N 83п, представляется в органы ПФР страхователями, которые, в частности, заключили с физическими лицами гражданско-правовые договоры. В отношении лиц, заключивших гражданско-правовой договор и применяющих специальный налоговый режим «Налог на профессиональный доход», сведения не представляются (п. 2.2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», п. 2 ст. 6, п. 1 ст. 7 Федерального закона от 15.12.2001 N 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»).
Т.е. в СЗВ-М включать самозанятого не нужно, т.к. он не является застрахованным лицом.