Нужно ли заключать с контрагентами дополнительное соглашение на обмен электронными документами
Добрый день.
Контрагент предоставил требование в котором указал, что будет использовать электронный документооборот (эдо) для совершения юридически значимых действий, а именно акты, счет, счета-фактуры во исполнение заключенных договоров.
Контрагент указал, что не будет предоставлять счета, акты, счета-фактуры ни в каком другом виде, только через ЭДО.
Законно ли данное требование? Получив такое уведомление обязаны ли мы так работать?
мы не хотим работать через ЭДО, хотим получать данные документы в бумажном виде.
Наш ответ
Ваш контрагент не может обязать Вас перейти на электронный документооборот (ЭДО). ЭДО возможен только при взаимном согласии сторон сделки.
Если контрагент не имеет возможности перейти на ЭДО (или желания), то второй контрагент обязан выставлять документы на бумажном носителе.
Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (п. 2 ст. 160 ГК РФ).
В соответствии с ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» в целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами.
Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий, в том числе в случаях, установленных другими федеральными законами, регулируются Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Положения вышеупомянутых нормативных актов говорят о том, что электронный документооборот и электронные цифровые подписи используются только по соглашению сторон.
Это подтверждает и Минфин, ведомство давало разъяснения о порядке выставления счетов-фактур в электронном виде:
В соответствии с п. 1 ст. 169 Налогового кодекса Российской Федерации счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронном виде. Счета-фактуры составляются в электронном виде по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком.
Используемая в Кодексе формулировка «по взаимному согласию сторон сделки» означает добровольность применения электронной формы составления и выставления счета-фактуры.
При этом способ выражения взаимного согласия сторон сделки на составление счета-фактуры в электронном виде Кодекс не регулирует.
Учитывая изложенное, по мнению Департамента, такое согласие может быть оформлено с учетом применяемых в предпринимательской деятельности правил поведения (обычаев делового оборота), в том числе посредством обмена документами, без составления одного документа, подписанного сторонами, выполнения действий, свидетельствующих о согласии на составление счетов-фактур в электронном виде, и т.п.
Т.е. ЭДО возможен только при взаимном согласии сторон сделки.