О документальном подтверждении расходов на доставку товара экспедитором
Добрый день! Транспортные компании (их водители, экспедиторы и прочие ответственные лица), конкретно «Деловые линии», «Байкал-сервис», отказываются ставить подписи и расшифровки в наших «Транспортных накладных». Имеют ли они для этого основание?
Для подтверждения оказанных услуг эти ТК выдают только: с/ф, «Акт выполненнах работ», «Экспедиторскую расписку», либо «Накладную (экспедиторская расписка)».
Достаточно ли этих документов что бы учесть транспортные расходы при расчете налога на прибыль?
Наш ответ
Продавец для документального подтверждения расходов в целях налога на прибыль выписывать транспортную накладную не обязан. Документами, подтверждающими оказание услуг по данному договору, являются экспедиторские документы.
Транспортная накладная является основным перевозочным документом, который оформляет экспедитор вне зависимости от того, чьим транспортом осуществляется перевозка (Письмо УФНС России по г. Москве от 17.10.2012 N 16-15/099196@). Но поскольку с 2013 года унифицированные формы документов стали не обязательно, то транспортную накладную может заменить акт оказанных услуг, если в нем есть все обязательные реквизиты.
В целях подтверждения расходов при оказании услуг транспортной экспедиции в рамках гл. 25 НК РФ достаточно любых документов, подтверждающих фактическое оказание определенных договором экспедиции услуг, связанных с перевозкой груза, а также экспедиторских документов, в том числе экспедиторской расписки, которая является неотъемлемой частью экспедиторских документов договора транспортной экспедиции. При этом следует отметить, что согласно п. 6 Правил транспортно-экспедиционной деятельности состав экспедиторских документов может быть расширен, а не заменен.
В случае если оказываемые налогоплательщиком услуги не регулируются договором транспортной экспедиции, вышеуказанные требования для них необязательны.
Подобные разъяснения содержатся в Письмах Минфина России от 16.01.2018 N 03-03-06/1/1533, от 05.07.2017 N 03-03-06/1/42369, от 31.03.2017 N 03-03-06/1/18858, от 22.03.2017 N 03-03-06/1/16317, от 21.09.2015 N 03-03-06/1/53868.
Таким образом, Вам для документального подтверждения расходов в целях налога на прибыль выписывать транспортную накладную не обязательно. Документами, подтверждающими оказание услуг по данному договору, являются экспедиторские документы.
При этом, экспедитор может оказывать услуги по перевозке товара как собственным транспортом, так и с привлечением транспортных организаций.
Если экспедиторская компания от своего имени заключает договор перевозки с транспортной организацией, то она (экспедитор) будет грузоотправителем и должна составить транспортную накладную в трех экземплярах: один оставить себе, второй отдать перевозчику, третий — покупателю. При этом в тех пунктах ТН, где упоминается грузоотправитель, должны быть указаны данные экспедиторской компании. Поставщик получит от экспедиторской компании расписку о приемке груза. Для подтверждения оказанных услуг экспедиторская компания передаст поставщику копию ТН с подписями покупателя.
Если договор перевозки экспедитор заключает от имени поставщика на основании выданной доверенности, то он также составляет транспортную накладную, при этом в пункте «Грузоотправитель» указывая данные поставщика. Один экземпляр ТН экспедитор передает поставщику, второй — перевозчику, третий — покупателю.
Когда экспедитор доставляет товар своим транспортом, то есть выполняет функции перевозчика, он также должен оформить транспортную накладную. При этом в пунктах, где указываются сведения о перевозчике, проставляются сведения об экспедиторской компании, грузоотправителем будет поставщик, грузополучателем, соответственно, покупатель. ТН выписывается в трех экземплярах: по экземпляру экспедитору, покупателю и продавцу.
В любом случае если поставщик обращается к услугам экспедитора, то отчет или акт последнего станет оправдательным документом для отражения расходов на доставку груза.