Обязана ли организация на УСН хранить документы, подтверждающие расходы
Добрый вечер! Вопрос — у ООО — упрощенка 6 %. Проверяют контрагентов (наших поставщиков) и запрашивают у нас по ним документы. Как на это реагировать? Мы же не обязаны отчитываться по расходам и хранить документацию? Работа была по агентским Договорам (мы — агенты, поставщик — принципал, работы и услуги)
Спасибо!
Наш ответ
Вы должны предоставить документы, т.к. требование правомерно. Вы должны хранить документы в целях бухгалтерского учета (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, ч. 1 ст. 7, ч. 3 ст. 29 Закона N 402-ФЗ).
Если в ходе мероприятий налогового контроля будет установлено, что запрашиваемые документы имелись или должны были иметься у ООО в силу закона, а организация уклонилась от их представления, то самой организации и ее должностному лицу грозят штрафы.
Из сути вопроса следует, что налоговый орган действует правомерно, запрашивая у ООО документы, связанные с его контрагентом. Так, в силу п. 1 ст. 93.1 НК РФ должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку, вправе истребовать у контрагента или у иных лиц, располагающих документами (информацией), касающимися деятельности проверяемого налогоплательщика (плательщика сбора, плательщика страховых взносов, налогового агента), эти документы (информацию).
Более того, документы могут быть затребованы и вне рамок проведения налоговых проверок в отношении конкретных лиц: если вне рамок проведения налоговых проверок у налоговых органов возникает обоснованная необходимость получения документов (информации) относительно конкретной сделки, должностное лицо налогового органа вправе истребовать эти документы (информацию) у участников этой сделки или у иных лиц, располагающих документами (информацией) об этой сделке (п. 2 ст. 93.1 НК РФ).
Лицо, получившее требование о представлении документов (информации), исполняет его в течение пяти дней со дня получения или в тот же срок сообщает, что не располагает истребуемыми документами (информацией) (п. 5 ст. 93.1).
Отказ от исполнения требования налогового органа имеет негативные последствия (см. п. 6 ст. 93.1), а именно:
— непредставление документов, истребуемых при проведении налоговой проверки, чревато наложением штрафа по ст. 126 НК РФ (200 руб. за каждый непредставленный документ);
— неправомерное несообщение истребуемой информации влечет ответственность по ст. 129.1 НК РФ (штраф — 5 000 руб.).
Отказать в представлении документов (информации) налоговому органу без перспективы быть привлеченным к налоговой ответственности ООО, применяющий УСНО с объектом «доходы», может при условии, что у него нет обязанности хранить запрашиваемые документы (в связи с чем они отсутствуют у организации).
В силу пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ все налогоплательщики (юридические лица и ИП) обязаны хранить в течение четырех лет данные бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.
Организация сама решает, где и как хранить документы — в структурных подразделениях, работающих с ними, или в специально отведенном для этого помещении. Главное — обеспечить условия, при которых документы не подвергаются риску случайной утраты и внесения в них несанкционированных изменений (ч. 1 ст. 7, ч. 3 ст. 29 Закона N 402-ФЗ). Для быстрого поиска необходимого документа разрабатывается номенклатура дел.
Если у организации при проверке истребуют документы, срок хранения которых не истек, а она их не представит, самой организации и ее должностному лицу грозят штрафы.