Порядок хранения документов при электронном документообороте

Электронный счет-фактура (как и первичные документы в электронной форме), составленный по утвержденному ФНС формату и подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью, является оригиналом документа. Его не нужно распечатывать ни для представления по требованию налоговой инспекции (п. 2 ст. 93 НК РФ), ни для хранения в течение установленного срока (п. 1.13 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме, Письма Минфина от 13.01.2016 N 03-03-06/1/259, ФНС от 19.07.2017 N СД-4-3/14079@).

Соответственно, электронные счет-фактура и первичные документы хранятся в электронной форме.

Отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов независимо от их форм собственности регулируются Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон N 125-ФЗ).

Согласно ч. 2 ст. 13 Закона N 125-ФЗ организации вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов. Вместе с тем непосредственно порядок хранения документов в электронном виде данным Законом не предусмотрен.

В настоящее время такой порядок установлен Основными правилами работы архивов организаций, одобренными Решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. (далее — Правила работы архивов).

Отметим, что в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105; далее — Положение N 105), применяющемся в части, не противоречащей действующему законодательству, нормы, касающиеся хранения документов в электронном виде, отсутствуют, поскольку в период принятия данного Положения электронный документооборот не существовал.

Во введении к Правилам работы архивов указано, что эти Правила распространяются на архивы государственных организаций, а также обязательны для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности. Негосударственные организации могут руководствоваться данными Правилами при организации и обеспечении работы своих архивов.

Следовательно, для общества данный акт носит рекомендательный характер.

Согласно п. 1.2.2 Правил работы архивов в зависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, могут создаваться:

— архив управленческой документации;

— научно-технический архив;

— аудиовизуальный архив;

— архив документации на электронных носителях.

В п. 1.3.4 Правил работы архивов указано, что архивы организаций осуществляют прием электронных документов (ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций — источников комплектования архивов. Все операции, осуществляемые с ЭД при передаче на архивное хранение и в процессе хранения (перезапись, конвертирование в новые форматы, сжатие и др.), должны быть документированы для обеспечения аутентичности ЭД.

Правилами работы архивов установлены этапы подготовки по передаче в архив документов бухгалтерского учета в электронном виде (п. 2.3.5), порядок определения места хранения электронных документов (п. 4.4.2.4), обязательные условия архивного хранения электронных документов (п. 4.4.2.5).

Следовательно, запрет на хранение электронных документов в Правилах работы архивов отсутствует, напротив, хранение таких документов допускается и регламентировано.

Также Приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. N 526 утверждены Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (далее — Правила организации хранения документов).

Правила организации хранения документов также содержат положения о порядке хранения электронных документов (п. п. 2.30 — 2.39).

Вместе с тем данный нормативный акт не конкретизирует круг субъектов, на которые распространяются его положения.

Согласно п. 3 Информации Минфина России N ПЗ-13/2015 «О применении установленных Минкультуры России правил комплектования, учета и организации хранения электронных архивных документов в отношении первичных и отчетных документов налогоплательщиков» до утверждения федерального стандарта бухгалтерского учета, устанавливающего требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете, для организации хранения документов бухгалтерского учета, в том числе первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, составленных в виде электронного документа, подписанного электронной подписью, применяются Положение N 105 (в части, не противоречащей соответствующим законодательным и иным нормативным правовым актам, изданным позднее) и Правила организации хранения документов.

Минфин России в Письме от 23 марта 2016 г. N 03-02-08/16273, отвечая на вопрос о сроке хранения документов в целях налогового и бухгалтерского учета, также отметил, что документы, образующиеся в деятельности организации, в том числе первичные учетные документы, могут храниться не только на бумажных носителях, но и в виде электронных документов.

Таким образом, в настоящее время законодательством разрешается хранение электронных документов. При этом в законодательстве отсутствуют положения, обязывающие организацию дублировать хранение электронных документов в виде копий на бумажных носителях.

Рассмотрим, могут ли храниться электронные документы, перечисленные в описанной ситуации, без дублирования на бумажных носителях.