Учет программного обеспечения по лицензионному договору

Основные документы, подтверждающие затраты организации на приобретение лицензионного ПО, — это лицензионный договор, накладная, платежные документы. На основании этих документов Вы учитываете расходы на приобретение и в бухгалтерском, и в налоговом учете.

Однако лицензионный договор не всегда заключается в виде двустороннего документа. Заключение лицензионного договора допускается путем заключения договора присоединения. Купленная лицензия называется «оберточная», или «коробочная» (п. 3 ст. 1286 ГК РФ). В этом случае условия договора изложены на упаковке экземпляра программы или в самой программе. Договор считается заключенным с момента начала использования ПО. В таком случае расходы на ПО тоже можно учесть в «прибыльных» расходах (Постановление ФАС ДВО от 06.10.2010 № Ф03-6924/2010).

Программу можно купить и через Интернет. Тогда в качестве первички будут выступать электронное письмо поставщика и платежный документ (Письмо Минфина от 28.09.2011 № 03-03-06/1/596).

По нашему мнению. для учета затрат на программное обеспечение достаточно Invoce и аккаунта.

При покупке программного обеспечения (ПО) Вы получаете лицензию — неисключительное право использовать ПО. Исключительное право у вас будет только на то ПО, которое создано вами или по вашему заказу либо приобретено по специальному договору.

В налоговом учете затраты на лицензионное ПО списывайте в расходы равномерно, на последнее число каждого месяца в течение срока полезного использования (пп. 26 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 272 НК РФ).

Срок полезного использования лицензионного ПО — это срок действия лицензии. Если он нигде не указан, период списания программы установите сами (Письмо Минфина от 18.03.2014 N 03-03-06/1/11743).

Плату за обновление ПО учитывайте в расходах единовременно.

В бухучете лицензионное ПО можно списывать частями, как и в налоговом учете. А можно учесть всю сумму сразу.

Проводки по учету лицензионного ПО

Если неисключительные права по лицензионному договору передаются вам лицензиаром — иностранной организацией, которая не состоит на учете в налоговых органах РФ, и при этом вы ведете деятельность на территории РФ, то по налогооблагаемым операциям вы должны удержать и уплатить НДС как налоговый агент (п. п. 1, 2 ст. 161 НК РФ).

НДС с роялти и иных лицензионных платежей рассчитывайте по ставке 20% (п. 3 ст. 164 НК РФ).

Т.е. по НДС Вы будете являться налоговым агентом.

Между Российской Федерацией и Соединенными Штатами Америки действует Договор об избежании двойного налогообложения и предотвращении уклонения от налогообложения в отношении налогов на доходы и капитал от 17.06.92 (далее — Договор).

В статье 12 Договора предусмотрено, что доходы от авторских прав и лицензий, получаемые лицом с постоянным местопребыванием в одном Договаривающемся Государстве (в США), которое имеет на них фактическое право, облагаются налогом только в этом Государстве (в США).

При этом термин «доходы от авторских прав и лицензий» для целей применения Договора означает платежи любого вида, полученные в качестве вознаграждения за использование или за предоставление права использования авторских прав на любое произведение литературы, искусства и науки, включая кинофильмы и записи для радиовещания и телевидения и видеокассеты, компьютерной программы, любого патента, товарного знака, чертежа или модели, схемы, секретной формулы или процесса, или за информацию относительно промышленного, коммерческого или научного опыта («ноу-хау»).

Следовательно, доходы в виде роялти, выплачиваемые российской организацией (налоговым агентом) американской компании в связи с предоставленным ею правом пользования товарным знаком, освобождаются от налогообложения у источника выплаты в РФ на основании ст. 12 Договора только после предъявления такой американской компанией налоговому агенту подтверждения в порядке и сроки, установленные в п. 1 ст. 312 Налогового кодекса РФ.

Чтобы Вы могли применить освобождение от уплаты налога на прибыль, предусмотренного международным соглашением, Вы должны получить от иностранной компании (п. 1 ст. 312 НК РФ):

• документ, подтверждающий ее постоянное местонахождение в государстве, с которым заключен международный договор;
• документ, подтверждающий фактическое право иностранной организации на получение дохода.

Для документа, подтверждающего постоянное местонахождение, обязательная форма налоговым законодательством не установлена.

Это может быть справка о местонахождении по форме иностранного государства или иная произвольная форма.

Такой подтверждающий документ должен быть (п. 1 ст. 312 НК РФ, ст. 3 Гаагской конвенции, Постановление Президиума ВАС РФ от 28.06.2005 N 990/05, п. 8 ч. 2 ст. 5, ч. 1, 2 ст. 27 Консульского устава РФ):

• заверен компетентным органом иностранного государства, который определен в заключенных с иностранными государствами соглашениях об избежании двойного налогообложения;
• легализован в зарубежном дипломатическом представительстве или консульстве РФ либо на нем должен быть проставлен апостиль — штамп, подтверждающий подлинность подписей, — если государство является членом Гаагской конвенции от 05.10.1961;
• переведен на русский язык.

Обращаем внимание, что можно не легализовывать (не апостилировать):

• оригинал документа, выданный компетентным органом иностранного государства. По мнению Минфина России, это правило действует, даже если договоренность между РФ и соответствующим иностранным государством не предусматривает апостилирования или легализации такого документа (Письмо от 28.08.2018 N 03-08-05/61095);
• распечатку с сайта компетентного органа соответствующего государства (Письмо ФНС России от 18.09.2013 N ОА-4-13/16815@);
• иные документы, если в отношениях РФ с иностранным государством сложилась многолетняя практика обоюдного принятия неапостилированных документов, подтверждающих налоговое резидентство. Их достоверность должна быть подтверждена в рамках обмена информацией между налоговыми органами (п. 16 Обзора практики разрешения судами споров, связанных с защитой иностранных инвесторов (утв. Президиумом Верховного Суда РФ 12.07.2017)).

Необходимость проставления апостиля на документе, подтверждающем местонахождение иностранного лица, можете уточнить в своем налоговом органе.

Подтвердить фактическое право на доход можно любыми документами (информацией), которые свидетельствуют о следующем (Письма Минфина России от 24.07.2018 N 03-08-05/51824, от 27.03.2015 N 03-08-05/16994):

• иностранная компания может самостоятельно распоряжаться полученными дивидендами;
• иностранная компания должна уплатить с дивидендов налог в своей стране. Это нужно для того, чтобы подтвердить, что дивиденды выплачиваются не ради экономии на налоге в РФ, если в дальнейшем деньги уходят в страны, с которыми у РФ нет соглашения об избежании двойного налогообложения;
• компания-получатель действительно ведет свою деятельность в стране, резидентом которой она является.