Порядок оформления больничных листов и возмещения пособия

Срок оплаты больничного — ближайший день выплаты зарплаты после начисления пособия. Начислить пособие надо в течение 10 дней после того, как вам представят больничный. Например, у вас платят зарплату 22-го и 7-го числа. Работник принес больничный 9 октября. Значит, начислить пособие надо не позднее 19 октября, а выплатить вместе с авансом — 22 (ч. 1 ст. 15 Закона N 255-ФЗ).

За счет работодателя оплатите первые три дня болезни работника. Оставшиеся дни оплачивайте за счет ФСС (п. 1 ч. 2 ст. 3 Закона N 255-ФЗ). Ограничений по выплатам законодательством не установлено.

Как работодателю заполнить больничный лист

Больничный лист заполняйте гелевой, перьевой или капиллярной ручкой с черными чернилами. Использовать шариковую ручку или ручку с синими чернилами нельзя. Не выходите за границы ячеек и всегда начинайте с первой (п. 65 Порядка выдачи больничных).

Название организации пишите заглавными печатными русскими буквами без кавычек, тире и т.д. Между словами оставляйте пустые ячейки. Название, которое не помещается полностью, сократите. Например, не указывайте организационно-правовую форму — ООО, АО. Не забудьте поставить отметку «Основное» или «По совместительству».

Регистрационный номер и код подчиненности возьмите из уведомления о регистрации в ФСС (п. 66 Порядка выдачи больничных).

В строке «Средний заработок…» укажите базу для расчета пособия.

Суммы пособия — за счет работодателя, за счет ФСС и итоговую — указывайте полностью, не уменьшая на НДФЛ.

Фамилии и инициалы руководителя и главного бухгалтера напишите заглавными печатными буквами. Между фамилией и инициалами оставьте пустую ячейку, между инициалами — не оставляйте.

Печать организации не должна попадать на ячейки (п. 65 Порядка выдачи больничных).

К больничному приложите расчет пособия на отдельном листке (п. 67 Порядка выдачи больничных).

Как врач должен заполнить больничный лист

Представленный работником больничный должен быть заполнен черными чернилами печатными буквами от руки или на принтере. Допустим и комбинированный способ заполнения. Главное, чтобы в больничном не было помарок и исправлений, слова написаны с пробелами, стояли подпись врача и печать медорганизации (п. п. 56, 63 Порядка выдачи больничных, Письмо ФСС от 23.10.2014 N 17-03-09/06-3841П).

Проверьте данные о работнике, название вашей организации, правильно ли поставлена отметка «Основное» или «По совместительству» (п. 58 Порядка выдачи больничных).

Если в больничном есть ошибки или исправления, отправьте работника к врачу за дубликатом (п. 56 Порядка выдачи больничных).

Более подробная информация о порядке оформления больничного листа во вложении.

Как возместить расходы на выплату пособий из ФСС

На сумму начисленных пособий, выплачиваемых за счет ФСС, уменьшайте взносы на ВНиМ, подлежащие уплате за месяц (ч. 2 ст. 4.6 Закона N 255-ФЗ, Письма Минфина от 07.02.2018 N 03-15-06/7151, ФНС от 14.02.2017 N БС-4-11/2748@).

Превышение суммы пособий над суммой начисленных взносов на ВНиМ вы можете (Письма Минфина от 07.02.2018 N 03-15-06/7151, ФНС от 14.02.2017 N БС-4-11/2748@):

1. или зачесть в счет уплаты взносов на ВНиМ в следующие месяцы;
2. или возместить из ФСС, то есть вернуть на счет организации.

Для возмещения подайте в ФСС заявление о выделении средств, справку-расчет и расшифровку расходов на выплату пособий (п. п. 1 — 2(1) Перечня, утв. Приказом N 951н). Эти документы — аналоги таблиц 1 и 2 разд. 1 старой 4 — ФСС.

ФСС должен перечислить деньги на ваш счет в течение 10 календарных дней со дня представления этих документов (ч. 3 ст. 4.6 Закона N 255-ФЗ).

Однако до выделения средств фонд может провести проверку и потребовать представить документы, подтверждающие обоснованность назначения и выплаты пособия. Например, больничные листы и трудовые договоры. При проверке деньги на ваш счет ФСС перечислит только после ее окончания (ч. 4 ст. 4.6 Закона N 255-ФЗ).

Работнику начисленное пособие вы должны выплатить независимо от того, перечислил вам деньги ФСС или нет.