Правила перехода на ЭДО

Электронный документооборот — это один из способов организации работы с документами, когда они формируются без использования бумажных носителей. Согласно Инструкции по делопроизводству, утвержденной Приказом Роскомнадзора от 31.03.2014 N 49, система электронного документооборота представляет собой информационную систему, обеспечивающую сбор электронных документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним.

Вы вправе полностью перейти на ЭДО.

На сегодняшний день электронный документооборот применяется:

1) в бухгалтерском учете при формировании первичных документов. Так, п. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Федеральный закон N 402-ФЗ) установлено: первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в электронном виде с электронной подписью;

2) в налоговых правоотношениях, где его использование является обязательным в ряде случаев. Так, к примеру, согласно п. 3 ст. 80 НК РФ налогоплательщики (плательщики страховых взносов), среднесписочная численность работников которых за предшествующий календарный год превышает 100 человек, а также вновь созданные (в том числе при реорганизации) организации, численность работников которых превышает указанный предел, представляют декларации (расчеты) в налоговый орган по установленным форматам в электронной форме;

3) между участниками контрактной системы в сфере закупок. Организация электронного документооборота осуществляется по правилам, установленным ст. 5 Федерального закона от 05.04.2013 N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»;

4) в судопроизводстве. Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 27.12.2016 N 251 утвержден и действует с 01.01.2017 Порядок подачи в федеральные суды общей юрисдикции документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа. Им установлено, что исковое заявление, заявление, жалоба, представление и иные документы могут быть поданы в суд на бумажном носителе или в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, подписанного электронной подписью в порядке, установленном законодательством РФ (п. 1.2).

С чего начать работу с контрагентами?

На этапе принятия решения о переходе на электронный документооборот необходимо для начала обсудить возможность перехода на него и своих контрагентов, оценив все за и против.

Преимущества системы электронного документооборота над бумажным очевидны: оптимизация затрат на отправку документов, трудозатрат (в частности, поиск нужного документа), экономия на офисном пространстве и времени на доставку, регистрации документов. Кроме того, следует отметить централизованное хранение документов в электронном архиве, скорость передачи нужных документов и точность получаемой партнерами информации. К недостаткам можно отнести затраты на внедрение системы электронного взаимодействия, обучение пользователей работе с ней.

Тем не менее, если компания приняла решение перейти на такую систему, следует особое внимание уделить выбору оператора электронного документооборота и заключить с ним договор. Именно через него осуществляется процесс отправки и получения электронных документов.

Обмен учетными документами в электронном формате между контрагентами происходит с помощью операторов электронного документооборота, которые руководствуются Приказом ФНС России от 20.04.2012 N ММВ-7-6/253@.

Оператором электронного документооборота является российская организация, соответствующая требованиям, утвержденным Приказом от 04.04.2014 N ММВ-7-6/76@, и осуществляющая деятельность по обеспечению электронного документооборота. Перечень организаций — операторов электронного документооборота размещен на сайте ФНС по адресу https://www.nalog.ru/rn77/taxation/submission_statements/operations/.

Далее необходимо организовать работу в компании по внедрению электронного документооборота:

— разработать и утвердить его порядок;

— определить перечень лиц, ответственных за формирование и подписание электронных документов;

— закрепить в учетной политике компании правила применения электронного документооборота, а также выбор используемого вида электронной подписи.

Электронная подпись и ее виды

При электронном документообороте в электронном виде создаются не электронные копии бумажных документов, а именно оригиналы. Сегодня составление электронных документов предлагают большинство бухгалтерских программ. Но для того, чтобы подобный документ был юридически значимым, он должен не только соответствовать утвержденным форматам и иметь обязательные реквизиты, но и быть подписан электронной подписью.

С 08.04.2011 действует Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Федеральный закон N 63-ФЗ), регулирующий отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий. Именно данный документ определяет порядок получения и использования данной подписи, а также обязанности участников обмена электронными документами.

Электронная подпись — это информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию (ст. 2 Федерального закона N 63-ФЗ). Законодательством установлены два вида ЭП: простая и усиленная (ст. 5 названного Закона). Для понимания того, в чем состоит их различие, необходимо ознакомиться с использующейся в Законе терминологией.

Простая ЭП

Простая ЭП посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования ЭП определенным лицом. В силу ст. 9 Федерального закона N 63-ФЗ электронный документ считается подписанным простой ЭП при выполнении в том числе одного из следующих условий:

— простая ЭП содержится в самом электронном документе;

— ее ключ применяется в соответствии с правилами, установленными оператором системы. С ее использованием осуществляются создание и отправка электронного документа. При этом в созданном и отправленном электронном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого был создан и отправлен электронный документ.

Усиленная ЭП

Усиленная ЭП может быть неквалифицированной и квалифицированной.

Неквалифицированная ЭП создается с помощью специальных программных средств, тем самым она позволяет определить лицо, подписавшее документ, и защитить его от несанкционированного изменения. Данная подпись позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания.

Квалифицированная ЭП отличается от неквалифицированной тем, что выдается аккредитованным удостоверяющим центром. К ней прилагается квалифицированный сертификат ключа проверки ЭП.

Обратите внимание! При использовании неквалифицированной ЭП сертификат ключа проверки ЭП может не создаваться, если соответствие подписи указанным признакам может быть обеспечено без использования такого сертификата.

При использовании данных ЭП участники электронного взаимодействия обязаны:

1) обеспечивать конфиденциальность ключей ЭП, а в случае ее нарушения — уведомлять удостоверяющий центр о соответствующем факте в течение не более чем одного рабочего дня со дня получения информации о таком нарушении;

2) использовать средства ЭП с целью:

— создания и проверки квалифицированных ЭП;

— создания ключей квалифицированных ЭП и ключей их проверки.

Итак, простая ЭП — это, по сути, используемые пользователем логин и пароль. Усиленная ЭП позволяет идентифицировать лицо, подписавшее документ, и определить, не изменялся ли документ после подписания. А квалифицированная ЭП — подпись с повышенной степенью защиты; заверенные ею электронные документы юридически приравнены к бумажным с «живой» подписью.

При этом контролирующие органы указывают: электронные документы, обращающиеся в рамках соглашений между участниками электронного взаимодействия, подписанные простой или усиленной неквалифицированной ЭП, признаются для целей бухгалтерского учета и налогообложения равнозначными документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных соглашением. Таким образом, при оформлении первичных учетных документов стороны могут организовать электронный документооборот, применяя простую и (или) усиленную неквалифицированную электронные подписи, при условии соблюдения требований Федерального закона N 63-ФЗ.

Вместе с тем Налоговый кодекс называет ряд конкретных случаев, когда налогоплательщик обязан применять усиленную квалифицированную ЭП (п. 5.1, 7 ст. 23, ст. 78 — 79, п. 1, 5 ст. 80, п. 10 ст. 431, п. 6, 9 ст. 169).