Предоставление оплачиваемого отпуска не по графику

Отпуска предоставляются в соответствии с графиком отпусков, ежегодно утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного профсоюзного органа организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Соответственно, график отпусков — это документ, определяющий порядок предоставления отпусков. В нем отражаются сведения о времени распределения оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).

Если в рассматриваемом случае Вы хотите предоставить сотруднику оплачиваемый отпуск, то можно либо оформить перенос отпуска, либо предоставить отпуск «авансом» (если сотрудник уже «отгулял» весь отпуск ).

Либо Вы можете оформить отпуск за свой счет.

Отпуск «авансом» оформляется в общем порядке.

Шаг 1. Как уведомить работника о начале ежегодного основного оплачиваемого отпуска

Не позднее чем за две недели до начала отпуска работодатель обязан известить об этом работника под подпись (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Поскольку законом не установлены требования к порядку и форме извещения, на практике применяются следующие способы:

— в форму N Т-7 вносят изменения, дополнив ее графами 11, 12. В одной из них работник сможет расписаться в том, что дата начала отпуска ему известна, а в другой — указать дату уведомления о начале отпуска;

— работодатель ведет журнал извещения работников о датах начала отпусков;

— работнику каждый раз перед началом отпуска направляют уведомление, с которым он должен ознакомиться под подпись. Унифицированной формы уведомления нет, поэтому его можно составить в произвольной форме.

Аналогичное мнение выражено в Письме Роструда от 30.07.2014 N 1693-6-1.

Шаг 2. Как оформить приказ о предоставлении ежегодного основного оплачиваемого отпуска и составить записку-расчет

Для оформления и учета отпусков Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 утверждены унифицированные формы N Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику» и N Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам» (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Отметим, что форму приказа о предоставлении отпуска работодатель может разработать самостоятельно.

Шаг 3. Как рассчитать и выплатить отпускные

В соответствии с ч. 9 ст. 136 ТК РФ оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала. В то же время в названной статье не определено, какие дни учитываются при расчете — календарные или рабочие. Роструд в Письме от 30.07.2014 N 1693-6-1 указал, что срок для оплаты отпускных исчисляется в календарных днях.

Рассчитываются отпускные в общем порядке.

Перенос отпуска

Работник должен написать заявление о переносе отпуска, указав причину переноса и новые даты отпуска.

На основании заявления оформите приказ и передайте на подпись руководителю.

В графике отпусков укажите реквизиты приказа о переносе отпуска и новую дату начала отпуска.

В разд. VIII личной карточки в графах 5 и 6 зачеркните даты начала и окончания отпуска и впишите новые, а в графе 7 укажите реквизиты приказа о переносе отпуска.

Перенос отпуска на следующий год оформляйте так же. Неотгулянные дни добавьте в график отпусков на следующий год.

Как предоставить отпуск за свой счет

Отпуск без сохранения зарплаты по семейным обстоятельствам или по другой причине вы можете предоставить любому работнику на любой срок (ст. 128 ТК РФ).

Максимальная продолжительность для неоплачиваемого отпуска не установлена.

Причину и количество дней отпуска работник укажет в заявлении. На основании заявления издайте приказ.

В табеле учета рабочего времени дни отпуска за свой счет отмечайте кодом «ДО» или «16». А отпуска, которые вы обязаны предоставить, — кодом «ОЗ» или «17». В личной карточке отметку об отпуске сделайте в разд. VIII.