Приложение к авансовому отчету

Работник, получивший деньги под отчет, должен представить авансовый отчет в течение трех рабочих дней со дня:

— или истечения срока, на который выданы деньги;

— или возвращения из командировки;

— или выхода на работу после отпуска или болезни, если срок, на который выданы деньги, истек в этот период.

Такие правила установлены подп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» и п. 26 Положения о командировках (утверждено Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).

К авансовому отчету прикладываются документы, подтверждающие произведенные расходы по приобретенным за наличный расчет товарам (работам, услугам).

Эти расходы можно учесть для целей налогообложения без чека ККТ, только если вместо него подотчетному лицу были выданы:

— или БСО на оказанные услуги;

— или иные документы (товарный чек, квитанция и т.п.) лицами, которые могут не применять ККТ в порядке, описанном ранее.

Если перечисленные выше документы имеют обязательные реквизиты, то Вы вправе учесть данные расходы. Если документ оформлен с ошибками или без обязательных реквизитов, то учет расходов может вызвать споры с контролирующими органами.

Товарный чек

Форма товарного чека не утверждена нормативными правовыми актами, не содержится в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Организации и индивидуальные предприниматели разрабатывают ее самостоятельно (ч. 4 ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ).

В таком случае товарный чек должен содержать следующие реквизиты (п. 2.1 ст. 2 Федерального закона N 54-ФЗ (в ред. от 08.03.2015), п. 7 ст. 7 Федерального закона N 290-ФЗ):

• наименование документа;
• порядковый номер документа, дату его выдачи;
• наименование для организации (фамилию, имя, отчество — для индивидуального предпринимателя);
• идентификационный номер налогоплательщика, присвоенный организации (индивидуальному предпринимателю), выдавшей (выдавшему) документ;
• наименование и количество оплачиваемых приобретенных товаров (выполненных работ, оказанных услуг);
• сумму оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты, в рублях;
• должность, фамилию и инициалы лица, выдавшего документ, и его личную подпись.

Законодательство РФ о применении ККТ также предъявляет требования к реквизитам товарного чека как одного из документов, подтверждающих факт осуществления расчета между организацией (индивидуальным предпринимателем) и покупателем (клиентом), для организаций и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих расчеты в отдаленных или труднодоступных местностях (за исключением городов, районных центров, поселков городского типа), указанных в перечне отдаленных или труднодоступных местностей, утвержденном органом государственной власти субъекта РФ, которые вправе не применять ККТ (п. 3 ст. 2 Федерального закона N 54-ФЗ). В таких случаях товарный чек должен содержать:

• наименование и порядковый номер документа;
• дату, время и место (адрес) осуществления расчета (при расчете в зданиях и помещениях — адрес здания и помещения с почтовым индексом, при расчете в транспортных средствах — наименование и номер транспортного средства, адрес организации либо адрес регистрации индивидуального предпринимателя, при расчете в сети Интернет — адрес сайта пользователя);
• наименование организации-пользователя или фамилию, имя, отчество (при наличии) индивидуального предпринимателя — пользователя;
• идентификационный номер налогоплательщика пользователя;
• применяемую при расчете систему налогообложения;
• признак расчета (получение средств от покупателя (клиента) — приход, возврат покупателю (клиенту) средств, полученных от него, — возврат прихода, выдача средств покупателю (клиенту) — расход, получение средств от покупателя (клиента), выданных ему, — возврат расхода);
• наименование товаров, работ, услуг (если объем и список услуг возможно определить в момент оплаты), платежа, выплаты, их количество, цена за единицу с учетом скидок и наценок, стоимость с учетом скидок и наценок, с указанием ставки налога на добавленную стоимость (за исключением случаев осуществления расчетов пользователями, не являющимися налогоплательщиками налога на добавленную стоимость или освобожденными от исполнения обязанностей налогоплательщика налога на добавленную стоимость, а также осуществления расчетов за товары, работы, услуги, не подлежащие налогообложению (освобождаемые от налогообложения) налогом на добавленную стоимость);
• сумму расчета с отдельным указанием ставок и сумм налога на добавленную стоимость по этим ставкам (за исключением случаев осуществления расчетов пользователями, не являющимися налогоплательщиками налога на добавленную стоимость или освобожденными от исполнения обязанностей налогоплательщика налога на добавленную стоимость, а также осуществления расчетов за товары, работы, услуги, не подлежащие налогообложению (освобождаемые от налогообложения) налогом на добавленную стоимость);
• форму расчета (наличные денежные средства и (или) электронные средства платежа), а также сумму оплаты наличными денежными средствами и (или) электронными средствами платежа;
• должность и фамилию лица, осуществившего расчет с покупателем (клиентом), оформившего кассовый чек или бланк строгой отчетности и выдавшего (передавшего) его покупателю (клиенту) (за исключением расчетов, осуществленных с использованием автоматических устройств для расчетов, применяемых в том числе при осуществлении расчетов с использованием электронных средств платежа в сети Интернет);
• подпись лица, выдавшего этот документ.

БСО

Бланк строгой отчетности — это отпечатанный в типографии документ, которым оформляют расчеты с физлицами за оказанные им услуги. БСО заменяет кассовый чек.

Обязательных форм БСО немного. Например, они есть для турагентств, автостоянок, ветклиник. Но большинство организаций сами разрабатывают бланки. Так, свои БСО можно применять в общепите, гостиницах, химчистках, при техобслуживании и мойке автомобилей.

В свою форму включите обязательные реквизиты БСО, а также дополнительные, если они вам нужны.

Обязательные реквизиты БСО:

• название (например, «Квитанция»), шестизначный номер и серия
• наименование, ИНН и место нахождения вашей организации
• вид и стоимость оказанной услуги, сумма оплаты
• дата оплаты и дата составления БСО, которые должны совпадать
• должность, Ф.И.О. и подпись лица, принявшего деньги

В БСО должна быть отрывная часть. Либо надо оформлять его копию, для этого закажите в типографии двухслойные бланки. Название БСО вы выбираете сами, самое распространенное — квитанция на оплату услуг.

Кассовый чек

Обязательные реквизиты кассового чека установлены ст. 4.7 Закона N 54-ФЗ (в редакции п. 15 ст. 1 Закона N 290-ФЗ). К таким реквизитам относятся:

• наименование документа;
• порядковый номер за смену;
• дата, время и место (адрес) осуществления расчета (при расчете в зданиях и помещениях — адрес здания и помещения с почтовым индексом, при расчете в транспортных средствах — наименование и номер транспортного средства, адрес организации либо адрес регистрации индивидуального предпринимателя, при расчете в сети Интернет — адрес сайта пользователя);
• наименование организации-пользователя или фамилия, имя, отчество (при наличии) индивидуального предпринимателя — пользователя;
• идентификационный номер налогоплательщика пользователя;
• применяемая при расчете система налогообложения;
• признак расчета (получение средств от покупателя (клиента) — приход, возврат покупателю (клиенту) средств, полученных от него, — возврат прихода, выдача средств покупателю (клиенту) — расход, получение средств от покупателя (клиента), выданных ему, — возврат расхода);
• наименование товаров, работ, услуг (если объем и список услуг возможно определить в момент оплаты), платежа, выплаты, их количество, цена за единицу с учетом скидок и наценок, стоимость с учетом скидок и наценок, с указанием ставки НДС (за исключением случаев осуществления расчетов пользователями, не являющимися плательщиками НДС или освобожденными от исполнения этой обязанности, а также осуществления расчетов за товары, работы, услуги, не подлежащие обложению НДС);
• сумма расчета с отдельным указанием ставок и сумм НДС по этим ставкам (за исключением случаев осуществления расчетов пользователями, не являющимися плательщиками НДС или освобожденными от исполнения обязанностей налогоплательщика, а также осуществления расчетов за товары, работы, услуги, не подлежащие обложению (освобождаемые от обложения) НДС);
• форма расчета (наличные денежные средства и (или) электронные средства платежа), а также сумма оплаты наличными денежными средствами и (или) электронными средствами платежа;
• должность и фамилия лица, осуществившего расчет с покупателем (клиентом), оформившего кассовый чек или бланк строгой отчетности и выдавшего (передавшего) его покупателю (клиенту) (за исключением расчетов, осуществленных с использованием автоматических устройств для расчетов, применяемых в том числе при осуществлении расчетов с использованием электронных средств платежа в сети Интернет);
• регистрационный номер контрольно-кассовой техники;
• заводской номер экземпляра модели фискального накопителя;
• фискальный признак документа;
• адрес сайта уполномоченного органа в сети Интернет, на котором может быть осуществлена проверка факта записи этого расчета и подлинности фискального признака;
• абонентский номер либо адрес электронной почты покупателя (клиента) в случае передачи ему кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме или идентифицирующих такие кассовый чек или бланк строгой отчетности признаков и информации об адресе информационного ресурса в сети Интернет, на котором такой документ может быть получен;
• адрес электронной почты отправителя кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме в случае передачи покупателю (клиенту) кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме;
• порядковый номер фискального документа;
• номер смены;
• фискальный признак сообщения (для кассового чека или бланка строгой отчетности, хранимых в фискальном накопителе или передаваемых оператору фискальных данных).