Расходы на участие в выставке

В данной ситуации можно выделить две группы затрат: на командировку и на участие в выставке. Затраты на командировочные расходы, в том числе на наем жилья, проезд, суточные учитываются на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Затраты на выставку, целью участия в которой является получение информации для организации в сфере предпринимательской деятельности и привлечения клиентов, включаются в состав расходов на рекламу в соответствии с подпунктом 4 п. 4 ст. 264 НК РФ.

Командировочные расходы

Какие расходы относятся к командировочным

Направленному в командировку работнику оплачиваются (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения о командировках):

• суточные за каждый календарный день командировки в размере, установленном коллективным договором или локальным нормативным актом (ЛНА) вашей организации (Письмо Минфина от 16.06.2016 N 03-04-06/35135);
• расходы на проезд к месту командировки и обратно, в том числе на такси или служебном либо личном автомобиле;
• расходы на проживание, в том числе на аренду квартиры в месте командировки (Письмо Минфина от 05.12.2011 N 03-03-06/1/802);
• другие расходы, понесенные по распоряжению работодателя. Например, стоимость добровольного личного страхования на время командировки, аренды автомобиля в месте командировки, услуг VIP-залов в аэропортах и на вокзалах, расходы на упаковку багажа, стоимость проезда на аэроэкспрессе и такси, расходы на оформление визы при загранкомандировках.

Если эти расходы подтверждены документами, их можно учесть при исчислении налога на прибыль и налога при УСН (Письмо Минфина от 10.09.2015 N 03-03-06/2/52238).

По каким нормам возмещаются командировочные расходы

Нормы и порядок возмещения работнику командировочных расходов организация устанавливает сама в локальном нормативном акте (п. 11 Положения о командировках).

Законом нормы установлены только по размеру суточных, не облагаемых НДФЛ (Письма Минфина от 05.06.2017 N 03-04-06/35510, ФНС от 15.03.2016 N ОА-4-17/4241@):

• за каждый день командировки по России — 700 руб.;
• за каждый день загранкомандировки — 2 500 руб.

Все остальные командировочные расходы учитываются при исчислении налога на прибыль, налога при УСН и НДФЛ в том размере, в котором они установлены вашим ЛНА.

Как учесть командировочные расходы

При расчете налога на прибыль подтвержденные документами командировочные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета (Письма Минфина от 10.09.2015 N 03-03-06/2/52238, от 08.05.2015 N 03-03-06/1/26918).

НДС по расходам на командировки принимается к вычету при соблюдении двух условий (п. 7 ст. 171 НК РФ):

• командировочные расходы оплачены организацией или работником;
• по ним есть счет-фактура.

Принять к вычету НДС не по счету-фактуре, а по иным документам, в которых НДС выделен отдельной строкой, можно только по расходам на проезд и проживание командированного работника (Письмо Минфина от 14.10.2015 N 03-07-14/58804). К таким документам относятся:

• проездной билет, маршрут/квитанция (контрольный купон) электронного билета, квитанция на оплату пользования легковым такси — по расходам на проезд (Письма ФНС от 21.05.2015 N ГД-4-3/8565, Минфина от 26.02.2016 N 03-07-11/11033, от 30.01.2015 N 03-07-11/3522);
• бланк строгой отчетности — по расходам на проживание (Письмо Минфина от 25.02.2015 N 03-07-11/9440).

В книге покупок регистрируется любой из этих документов (Письма ФНС от 21.05.2015 N ГД-4-3/8565, Минфина от 28.05.2015 N 03-07-11/30876).

Как платить НДФЛ и страховые взносы с командировочных расходов

Суточные не облагаются:

• взносами на травматизм в размере, установленном локальным нормативным актом организации (Письмо ФСС от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985);
• НДФЛ и взносами на ВНиМ, а также на ОПС и ОМС в размере, не превышающем за каждый день командировки по России 700 руб., загранкомандировки — 2 500 руб. (Письма Минфина от 05.06.2017 N 03-04-06/35510, от 16.03.2017 N 03-15-06/15230, ФНС от 15.03.2016 N ОА-4-17/4241@).

При выплате суточных сверх указанного размера сумму такого превышения необходимо отразить в справке 2-НДФЛ с кодом дохода 4800 за тот месяц, в котором был утвержден авансовый отчет работника по командировке (Письма Минфина от 01.02.2017 N 03-04-09/5325, от 06.10.2009 N 03-04-06-01/256). Суточные в сумме, не облагаемой НДФЛ, в справке 2-НДФЛ указывать не надо.

Стоимость проезда (в т.ч. на такси и аэроэкспрессе) и проживания в командировке не облагается НДФЛ и взносами полностью, если эти расходы подтверждены документами (п. 2 ст. 422 НК РФ, п. 2 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ, Письма Минфина от 07.08.2017 N 03-04-06/50386, от 28.06.2016 N 03-04-06/37671).

Расходы, не подтвержденные документами, если вы их возмещаете работнику, облагаются НДФЛ и взносами так (п. 2 ст. 422 НК РФ, п. 2 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ, Письмо Минфина от 01.02.2018 N 03-04-06/5808).

Вид расхода, не подтвержденного документами	НДФЛ	Страховые взносы
Проезд в командировку и обратно	Облагается	Облагается
Проживание в командировке	Не облагается в пределах: — 700 руб/день для командировок по РФ; — 2 500 руб/день — для загранкомандировок	Облагается

Какие документы подтверждают командировочные расходы работника

Все расходы на командировку работник должен указать в авансовом отчете. К нему надо приложить документы, подтверждающие эти расходы (п. 26 Положения о командировках).

Расходы на проезд подтверждаются (п. п. 12, 22 Положения о командировках):

• если на поезде — железнодорожным билетом или маршрут-квитанцией (контрольным купоном) электронного билета (Письмо Минфина от 14.04.2014 N 03-03-07/16777);
• если на самолете — авиабилетом или маршрут-квитанцией (контрольным купоном) электронного билета и посадочным талоном (Письма Минфина от 18.12.2017 N 03-03-РЗ/84409, от 01.09.2016 N 03-03-07/50992);
• если на такси — заказ-нарядом и квитанцией либо чеком ККТ (п. п. 93, 111 Правил перевозки пассажиров, Письма Минфина от 02.03.2017 N 03-03-07/11901, от 11.07.2012 N 03-03-07/33);
• если на служебном или личном автомобиле — путевым листом, чеками, квитанциями на покупку ГСМ, служебной запиской с указанием даты выезда и возвращения из командировки. В случае когда работник ездил в командировку на личном автомобиле, дополнительно надо приложить копию ПТС или свидетельства о регистрации транспортного средства, подтверждающих, что автомобиль принадлежит работнику (п. 7 Положения о командировках, Письмо Минфина от 20.04.2015 N 03-03-06/22368).

Расходы на проживание подтверждаются (п. 11 Положения о командировках):

• в гостинице — бланком строгой отчетности или чеком ККТ (п. 28 Правил предоставления гостиничных услуг);
• в арендованной квартире — договором найма квартиры и документом об оплате (Письмо Минфина от 15.01.2016 N 03-03-07/803).

Период, за который выплачены суточные, подтверждают проездные документы, свидетельствующие о сроке нахождения работника в командировке, а при командировке на автомобиле — служебная записка. К ней должны быть приложены документы, доказывающие использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки, иные документы, которые подтверждают маршрут) (п. п. 7, 11 Положения о командировках, Письма Минфина от 20.04.2015 N 03-03-06/22368, ФНС от 24.11.2015 N СД-4-3/20427).

Если работник не представил проездные документы, то срок пребывания в командировке он может подтвердить (п. 7 Положения о командировках, Письмо Роструда от 19.10.2015 N 2450-6-1):

• или документами по найму жилья в месте командировки;
• или служебной запиской о сроке пребывания в месте командировки. В этой записке должностное лицо организации, куда был направлен ваш работник, должно поставить отметку и свою подпись, которые подтвердят даты прибытия работника в место командировки и выезда оттуда.

Факт траты суточных подтверждать документами не нужно.

Участие в выставке

В п. 4 ст. 264 НК РФ в числе расходов на рекламу поименованы расходы на участие в выставках, ярмарках, экспозициях.

Однако Налоговый кодекс не расшифровывает, что именно следует понимать под «расходами на участие» в соответствующих мероприятиях.

Например, в Письме УМНС России по г. Москве от 15.12.2003 N 23-10/4/69784 высказано мнение о том, что к расходам на участие в выставках, ярмарках, экспозициях следует относить расходы по оплате вступительных взносов, разрешений и т.п. для участия в подобных выставках.

Нам представляется, что к таким расходам можно отнести любые затраты, которые имеют непосредственное отношение к организации и проведению выставок, ярмарок и экспозиций.

Обычно в связи с организацией и проведением выставки большинство ее участников несут, прежде всего, такие затраты, как:

— арендная плата за аренду площади и стендов в выставочном комплексе;

— оплата услуг рекламных агентств;

— оплата услуг охранных фирм;

— вступительный взнос за участие в выставке.

Кроме того, арбитражные суды признавали правомерными действия налогоплательщиков, которые в качестве рекламных расходов на участие в выставках учитывали затраты:

— на изготовление форменной одежды с логотипом и печатной продукции (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 13.01.2005 N А43-1729/2004-32-152);

— на оплату услуг сторонней организации, которая обеспечивала оформление витрин и завоз продукции на выставку (Постановление ФАС Поволжского округа от 02.03.2006 N А55-11685/2005);

— стоимость алкогольной продукции, переданной производителем торговым организациям для участия в выставках (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 02.02.2006 N А26-5845/2005-216).

Документы:

Для документального подтверждения и экономического обоснования рассматриваемых затрат организации необходимо иметь документы, имеющие отношение непосредственно к выставке. Налоговое законодательство не оговаривает список таких документов, соответственно, их перечень определяет сама организация. Выводы о том, какие это могут быть документы, и об их содержании можно сделать на основании арбитражной практики.

Так, ФАС МО в Постановлении от 27.09.2007 N КА-А40/9456-07 указал: расходы организации на командировку молодых специалистов на научно-техническую конференцию молодежи носят производственный характер, являются документально подтвержденными (приказ о командировке, служебное задание, программа конференции, отчет о выполнении задания по командировке, авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих командировочные расходы работника) и экономически обоснованными, поскольку произведены организацией для осуществления ее основного вида деятельности — транспортировки нефти и направлены на получение дохода.

Девятый апелляционный суд в Постановлении от 30.03.2010 N 09АП-3883/2010-АК признал необоснованными затраты ЗАО «Интел А/О» на услуги для участия в конференции WIMAX Russia & CIS 2007, оказанные ему ООО «Центральные Европейские Выставки». Суд основывался на следующем:

— не представлен договор, заключенный с ООО «Центральные Европейские Выставки». А при отсутствии договора, несмотря на наличие акта оказанных услуг, невозможно определить цели, характер услуг и экономическую обоснованность понесенных расходов;

— из распечаток с сайта www.wimaxforum.ru, свидетельствующих о проведении конференции WIMAX Russia & CIS 2007, следует, что участником конференции является компания Intel, а участие представителей ЗАО «Интел А/О» в представленных документах не отражено. Получается, что ЗАО «Интел А/О» оплачивало услуги по участию в конференции компании Intel;

— не предъявлены отчеты по участию в конференции представителей ЗАО «Интел А/О», в связи с чем невозможно определить, какие цели достигнуты организацией от участия в конференции и как это могло повлиять на результаты ее экономической деятельности.

Значит, организации, по нашему мнению, нужно иметь документы, касающиеся самой конференции, а также участия в ней сотрудника организации. В частности, в этих документах должна содержаться информация, подтверждающая:

— дату и место проведения конференции, ее тему, программу. Таковыми могут быть договор на участие в конференции, приглашение на участие в конференции, программа проведения, рекламные буклеты, материалы конференции;

— участие сотрудника в конференции. К таким документам относятся акт оказанных услуг, подписанный организацией, проводившей конференцию, приглашение на участие в конференции.