Смена паспорта генерального директора — кого надо уведомить

Сведения в ЕГРЮЛ

Абзацем 5 п. 4 ст. 5 Закона N 129-ФЗ предусмотрено, что в случае изменения паспортных данных и сведений о месте жительства учредителей (участников) юридического лица — физических лиц, лица, имеющего право без доверенности действовать от имени юридического лица, и индивидуального предпринимателя регистрирующий орган обеспечивает внесение указанных сведений в соответствующий государственный реестр на основании имеющихся у такого органа сведений о паспортных данных и местах жительства физических лиц, полученных от органов, осуществляющих выдачу или замену документов, удостоверяющих личность гражданина РФ на территории РФ, либо регистрацию физических лиц по месту жительства в установленном законодательством РФ о налогах и сборах порядке, не позднее пяти рабочих дней со дня их получения.

Рассматривая аналогичную ситуацию, Арбитражный суд Московского округа в Постановлении от 22.12.2014 по делу N А40-27099/14-147-231 указал, что действующим законодательством именно на регистрирующий орган возложена обязанность обеспечить внесение сведений об изменении паспортных данных в соответствующий государственный реестр.

Менять фамилию в уже оформленных

для контрагентов документах не нужно

Если счета-фактуры, первичные документы, договоры и другие бумаги директор оформлял до смены паспорта, то после ее изменения вносить исправления не нужно. Ведь директор до и после смены паспорта — одно и то же лицо. Следовательно, указание в документе, подписанном до смены паспорта, прежних данных не является обстоятельством, свидетельствующем о налоговом правонарушении.

Переоформление доверенности при смене фамилии

избавит от судебного спора

Перечень оснований для прекращения действия доверенности закрытый (п. 1 ст. 188 ГК РФ). В нем не поименована смена паспортных данных ни доверителя, ни доверенного лица. Поэтому в случае изменения паспортных данных одного из них переоформлять доверенность необязательно.

Но иногда полномочия на представление интересов по доверенности, оформленной на прежние данные, приходится доказывать в суде. Подобный спор рассматривал ФАС Западно-Сибирского округа в Постановлении от 06.04.2011 N А45-15480/2010. Суд пришел к выводу, что изменение фамилии не меняет дееспособность гражданина. Более того, подтверждением полномочий лица по доверенности может быть свидетельство о заключении брака, в котором указана прежняя фамилия (соответствующая сведениям о доверенном лице в доверенности) и новая фамилия, записанная в документе, удостоверяющем личность.

Основанием для внесения новой фамилии сотрудника

в кадровые документы компании

будет его письменное заявление

Наряду с документами, подтверждающими смену паспортных данных, от сотрудника необходимо получить соответствующее заявление (образец приведен во вложении). После чего вносят исправления в трудовую книжку.

Новые данные сотрудника указывают и в личной карточке. В настоящее время форма такой карточки не утверждена. Компания вправе разработать ее самостоятельно. За основу можно, к примеру, взять форму N Т-2, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Кроме того, целесообразно составить дополнительное соглашение к трудовому договору (фрагмент допсоглашения приведен также во вложении).

Заявление директора

о получении нового страхового свидетельства

В течение двух недель после получения такого заявления (форма N АДВ-2, утв. Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п) компания обращается в территориальный орган ПФР, куда передает само заявление и копии подтверждающих документов с описью (п. 27 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 N 987н).