Учет расходов на проживание в командировке
Добрый день!
Наш сотрудник был в командировке в Узбекистане, проживал в апартаментах, заказанных через Booking.com. К авансовому отчету приложил распечатку из личного кабинета Booking.com, достаточно ли этого для подтверждения расходов на проживание?
Нужно ли оформлять договор на аренду квартиры? Каков порядок исчисления НДФЛ с хозяина апартаментов? В случае если для целей налога на прибыль расходы на проживание не берем, удерживаем ли НДФЛ с сотрудника? Начисляем ли страховые взносы?
Наш ответ
Расходы на проживание подтверждаются (п. 11 Положения о командировках):
- в гостинице — бланком строгой отчетности или чеком ККТ (п. 28 Правил предоставления гостиничных услуг);
- в арендованной квартире — договором найма квартиры и документом об оплате (Письмо Минфина от 15.01.2016 N 03-03-07/803).
Распечатка из личного кабинета Booking.com не является первичным документом, подтверждающим расходы на проживание. Только распечатки недостаточно для учета расходов.
Если Вы возмещаете работнику расходы на жилье, не подтвержденные документами, то их нельзя учесть в расходах по налогу на прибыль и при УСН (п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 НК РФ).
Суммы такого возмещения:
- облагаются взносами (п. 2 ст. 422 НК РФ, п. 2 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ, Письмо Минтруда от 03.07.2015 N 17-3/В-326);
- не облагаются НДФЛ в пределах 700 руб. в день для командировок по РФ, а для загранкомандировок — 2 500 руб. в день (п. 3 ст. 217 НК РФ). При этом у вас должны быть документы, подтверждающие факт нахождения работника в командировке.
Не облагаются НДФЛ и страховыми взносами только документально подтвержденные расходы.
Что касается обложения НДФЛ дохода арендодателя, то
- Если договор аренды заключался между Вашим сотрудником и физическим лицом в Узбекистане, то поскольку договор аренды жилой квартиры был заключен от имени работника организации и оплата произведена им как физическим лицом, организация налоговым агентом по НДФЛ в данном случае не выступает.
- Если же договор аренды заключало юридическое лицо, то подпунктом 4 пункта 3 статьи 208 Кодекса предусмотрено, что доходы, полученные от сдачи в аренду или иного использования имущества, находящегося за пределами Российской Федерации, относятся к доходам, полученным от источников за пределами Российской Федерации. Таким образом, доходы от сдачи в аренду недвижимого имущества, находящегося за пределами Российской Федерации, физическим лицом, не являющимся налоговым резидентом Российской Федерации, не являются объектом обложения налогом на доходы физических лиц в Российской Федерации.