Аренда жилья для сотрудника

НДФЛ

Облагаются НДФЛ все доходы физического лица, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме (п. 1 ст. 210 НК РФ).

Освобожденные от налогообложения доходы перечислены в ст. 217 Налогового кодекса РФ. К ним относятся установленные законодательством РФ компенсационные выплаты, связанные с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей, включая переезд на работу в другую местность (п. 3 ст. 217 НК РФ).

По мнению контролирующих органов, освобождена от налогообложения компенсация расходов сотрудников только по переезду. А возмещение затрат сотрудника по найму жилья или оплата работодателем найма жилья для сотрудника не подпадают под освобождение от обложения НДФЛ (Письма Минфина России от 03.11.2017 N 03-04-06/72579, ФНС России от 28.02.2018 N ГД-4-11/3931@).

Однако налоговые последствия по НДФЛ зависят еще и от того, в чьих интересах произведены выплаты сотрудникам. Ведь получение физическим лицом благ в виде оплаченных за него товаров (работ, услуг, имущественных прав) не облагается НДФЛ, если предоставление таких благ обусловлено интересом оплачивающего их лица, а не целью удовлетворения личных нужд гражданина (ст. 41 НК РФ, п. 3 Обзора практики рассмотрения судами дел, связанных с применением главы 23 Налогового кодекса Российской Федерации, утвержденного Президиумом ВС РФ 21.10.2015).

Значит, можно не удерживать НДФЛ, если возмещение затрат по найму жилья или оплата найма жилья для сотрудника предусмотрены трудовым договором и производятся исключительно в интересах работодателя в порядке, установленном локальным нормативным актом. ФНС России допустила такую возможность в Письме от 17.10.2017 N ГД-4-11/20938@. Однако в этом случае возможен спор с налоговой инспекцией, и не исключено, что отстаивать свою точку зрения организации придется в суде.

Чтобы не спорить с налоговой инспекцией, НДФЛ лучше удержать. Для целей налогообложения возмещение затрат по найму жилья или оплата найма жилья представляют собой доход сотрудника в натуральной форме, который может быть частью оплаты труда (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ, Письмо Минфина России от 19.02.2018 N 03-04-06/10129).

Налоговая база определяется как стоимость найма жилья (п. 1 ст. 211 НК РФ).

НДФЛ необходимо начислять и том случае, когда аренда оплачивается из чистой прибыли.

А поскольку Ваша организация в рассматриваемом случае является налоговым агентом, то данный доход подлежит отражению в отчетности по НДФЛ.

Страховые взносы

Страховыми взносами, установленными Налоговым кодексом РФ, облагаются вознаграждения физическим лицам, выплачиваемые в рамках трудовых отношений, а также по гражданско-правовым договорам, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг (подп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ).

Перечень сумм, освобождаемых от обложения страховыми взносами, приведен в п. 1 ст. 422 Налогового кодекса РФ. В нем поименованы в том числе установленные законодательством РФ компенсационные выплаты, связанные с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, в том числе в связи с переездом на работу в другую местность (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

Однако возмещение затрат сотрудника по найму жилья или оплата работодателем найма жилья для сотрудника не относятся к указанным компенсационным выплатам, так как прямо не поименованы в Трудовом кодексе РФ. Поэтому такие суммы облагаются страховыми взносами — как выплаты в рамках трудовых отношений (Письма Минфина России от 19.02.2018 N 03-04-06/10129, от 03.11.2017 N 03-04-06/72579, ФНС России от 17.10.2017 N ГД-4-11/20938@).

Налог на прибыль организаций

Учесть для целей налогообложения расходы по найму жилья для иногородних сотрудников организация может, только если выплаты закреплены в трудовом договоре как часть оплаты труда (п. 25 ч. 2 ст. 255 НК РФ, Письма Минфина России от 14.09.2016 N 03-04-06/53726, ФНС России от 17.10.2017 N ГД-4-11/20938@).

В противном случае признать расходы можно было бы на основании подп. 5 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ — как суммы выплаченных подъемных. Однако контролирующие ведомства подразумевают под подъемными возмещение расходов на переезд сотрудника и на обустройство на новом месте жительства. А возмещение затрат по найму жилья или оплата найма жилья к подъемным не относятся (Письмо Минфина России от 26.05.2008 N 03-04-06-01/140, п. 3 Письма Минфина России от 22.05.2007 N 03-04-06-01/152, п. 3 Письма Минфина России от 20.07.2007 N 03-04-06-01/255).

Поэтому включать стоимость найма жилья для сотрудника в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, рискованно (п. 29 ст. 270 НК РФ, Письма Минфина России от 03.11.2017 N 03-04-06/72579, ФНС России от 28.02.2018 N ГД-4-11/3931@).

Как отразить в 6-НДФЛ доход в натуральной форме

Доходы в натуральной форме отражают в 6-НДФЛ по общим правилам, однако есть некоторые особенности.

Раздел 1 расчета составляется на отчетную дату нарастающим итогом с начала года. Доход в натуральной форме отражайте в разд. 1 следующим образом (п. п. 3.1, 3.3 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ):

• в строки 020, 030, 040 включайте суммы дохода в натуральной форме и исчисленный с них НДФЛ, начиная с отчетного периода, в котором доход передан физлицу (пп. 2 п. 1 ст. 223 НК РФ);
• в строке 070 отражайте налог с дохода с отчетного периода, когда он был удержан;
• в строке 080 указывайте НДФЛ, который на отчетную дату не удержан с дохода в натуральной форме (Письма ФНС России от 01.08.2016 N БС-4-11/13984@ (вопрос 2), от 28.03.2016 N БС-4-11/5278@).

В разд. 2 расчета доход в натуральной форме по общему правилу отражается за квартал, в котором наступает срок перечисления удержанного с него НДФЛ. Сделать это нужно следующим образом (п. п. 1.8, 4.1, 4.2 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ):

• в строке 100 укажите дату передачи дохода в натуральной форме (пп. 2 п. 1 ст. 223 НК РФ);
• в строке 110 — дату, когда вы фактически удержали НДФЛ. Например, если НДФЛ вы удерживали из зарплаты, в строке 110 укажите дату выплаты этой зарплаты;
• в строке 120 — следующий рабочий день после даты, указанной в строке 110 (п. 7 ст. 6.1, п. 6 ст. 226 НК РФ);
• в строке 130 — сумму дохода в натуральной форме, начисленную на дату, указанную по строке 100, без вычитания НДФЛ;
• в строке 140 — удержанную сумму НДФЛ.

Но если в отчетном периоде, когда доход возник, налог с него не был удержан (например, из-за того, что работнику не выплачивались доходы в денежной форме), то в строках 110, 120 и 140 разд. 2 расчета проставьте нули («00.00.0000» и «0»), ведь в данном случае даты удержания и перечисления налога не будет, так же как и суммы удержанного налога. Такой вывод следует из п. п. 1.8, 4.1, 4.2 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ, Писем ФНС России от 09.08.2016 N ГД-3-11/3605@, от 01.08.2016 N БС-4-11/13984@ (вопрос 2).

Если потом (например, в следующем квартале) налог вы сможете удержать и перечислить, эти операции нужно будет отразить в разд. 2 еще раз, указав в строках 110 — 140 соответствующие показатели.