Бензин для сотрудников

Доброе утро! Наша кампания занимается оптовой продажей нефтепродуктов. Руководством принято решение предоставить возможность заправляться бензином сотрудникам нашей организации , тк все добираются до работы на личном транспорте. Какие документы необходимо оформлять для этого? Какие проводки? Какие налоги платить?

Анюта

Наш ответ

По нашему мнению, в Вашей ситуации самым оптимальным вариантом будет оформить выдачу бензина в связи с удаленностью работы.

По общему правилу, изложенному в п. 26 ст. 270 НК РФ, расходы на оплату проезда к месту работы и обратно при налогообложении не учитываются. В то же время норма предусматривает исключение и обозначает случаи, когда они могут включаться в расчет базы по налогу на прибыль.

Пункт 26 ст. 270 НК РФ гласит, что расходы на оплату проезда к месту работы и обратно при определении базы по налогу на прибыль не учитываются. Но здесь имеется оговорка:

— за исключением сумм, подлежащих включению в состав расходов в силу технологических особенностей производства;

— за исключением случаев, когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

В Налоговом кодексе отсутствует определение «технологические особенности производства».

Проанализировав письма Минфина и арбитражную практику, отметим ряд факторов, позволяющих говорить о наличии технологических особенностей в случаях отнесения затрат на доставку работников до места работы и обратно в уменьшение облагаемой базы по налогу на прибыль.

Приведем два примера.

Непрерывность технологического процесса, остановка которого невозможна. В налоговом споре, который рассматривался в Постановлении ФАС МО от 17.06.2009 по делу N КА-А40/4234-09, было установлено, что необходимость приобретения транспортных услуг по доставке работников заявителя от места жительства к месту работы и обратно обусловлена графиком, связанным с непрерывным циклом добычи сырого газа. Организация осуществляла перевозку продуктов переработки сырого газа.

Суд пришел к выводу, что доставка работников необходима в силу технологических особенностей производства и организация может признавать данные расходы для целей налогообложения.

Многосменный режим работы организации. В Письме Минфина России от 31.08.2012 N 03-03-06/1/449 рассматривалась следующая ситуация.

Организация осуществляет доставку работников к первой, третьей рабочим сменам (и обратно) на транспорте, принадлежащем организации на праве собственности. Начало работы в первую смену — 07.00, начало работы в третью смену — 24.00 (окончание работы — 07.00). Самые ранние автобусы, останавливающиеся на ближайшей из остановок (120 м), прибывают в 07.00 и 08.00, последние — в 19.11 и 20.00.

В Письме отмечено: с учетом того, что время работы общественного транспорта не совпадает со временем, к которому сотрудникам необходимо явиться на работу, расходы на осуществление доставки сотрудников на транспорте до места работы могут быть признаны для целей налогообложения.

Если возможность доставки работников до места работы

общественным транспортом отсутствует

Помимо технологических особенностей, Минфин России называет еще один фактор, наличие которого позволяет учитывать затраты на доставку в налоговых расходах (см. Письмо от 10.01.2017 N 03-03-06/1/80079), — невозможность доставки работников до места работы общественным транспортом. Конечно же, при условии соответствия таких расходов требованиям ст. 252 НК РФ: расходы должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены, а также произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Чтобы подтвердить расходы на доставку работников, потребуется следующее.

Во-первых, в коллективном (трудовом) договоре целесообразно отметить, что работодатель обязуется нести расходы на доставку работников организации. В данном случае выдает сотрудникам бензин.

Во-вторых, нелишними будут такие локальные нормативные акты:

— правила внутреннего трудового распорядка (график работы), действующие в организации и свидетельствующие о сменном характере работы или о наличии непрерывного производства;

— приказы руководителя об организации выдачи бензина;

В-третьих, организация для подстраховки может запастись документами о том, что выдача бензина соответствует оптимальной организации производственной деятельности, — например, письмами местных автотранспортных предприятий об имеющихся маршрутах, расписании движения транспорта, остановках и т.д.; документами местных органов власти, подтверждающими, что данное направление не обслуживается транспортом общего пользования, либо содержащими информацию о неподходящем графике его движения и количестве автобусов на маршруте.

НДФЛ

По данному вопросу есть две точки зрения.

Официальная позиция Минфина России, УФНС России по г. Москве заключается в том, что оплата стоимости проезда от места жительства работника до места работы (объекта) облагается НДФЛ. Аналогичное мнение высказывают и некоторые авторы:

  • Письмо Минфина России от 26.02.2013 N 03-04-06/5379
  • Письмо Минфина России от 30.06.2011 N 03-03-06/1/384
  • Письмо Минфина России от 20.08.2009 N 03-04-06-02/60
  • Письмо Минфина России от 22.06.2009 N 03-03-06/1/418

В то же время есть судебные акты, из которых следует, что оплата проезда работникам от места жительства до места сбора или объекта (места работы) является компенсационной выплатой и не облагается НДФЛ:

  • Постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 28.03.2017 N Ф01-641/2017 по делу N А29-5157/2016
  • Постановление ФАС Московского округа от 15.03.2010 N КА-А40/1852-10 по делу N А40-63730/09-108-414
  • Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 13.02.2009 N Ф04-482/2009(20348-А81-14) по делу N А81-540/2008
  • Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 22.11.2007 N Ф04-7996/2007(40258-А75-7) по делу N А75-4203/2007

Страховые взносы

Суммы, не подлежащие обложению страховыми взносами, указаны в ст. 422 НК РФ и ст. 20.2 Федерального закона N 125-ФЗ. Так, согласно пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона N 125-ФЗ не облагаются страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, в том числе в связи с переездом на работу в другую местность.

Оплата работникам стоимости проезда или выдача ГСМ нормами ТК РФ не предусмотрена, в связи с чем, на наш взгляд, такая компенсация не может освобождаться от обложения страховыми взносами на основании пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона N 125-ФЗ. Соответственно, на сумму компенсации организация должна начислить страховые взносы. Аналогичного мнения придерживается и специалист Минтруда России Л.А. Котова.

Бухгалтерский учет

Выдан бензин сотруднику

41

73

Стоимость израсходованного бензина списана в состав расходов

20

(91-2)

73

Если оформить с сотрудником соглашение об использовании личного автомобиля работника в служебных целях, по которому нужно выплачивать компенсацию за его использование и износ (амортизацию), кроме этого, вы должны возмещать работнику затраты, связанные с эксплуатацией автомобиля (например, затраты на ГСМ), если он подтвердит их документами (Письмо Минфина от 05.12.2017 N 03-04-06/80616), то возникнет риск, что налоговые органы признают соглашение ничтожным. Т.к. поездки от дома до работы (и обратно) не признаются поездками по служебной необходимости.

По общему правилу:

Компенсация и возмещение затрат в сумме, предусмотренной письменным соглашением с работником, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами (Письмо Минфина от 23.01.2018 N 03-04-05/3235).

Как при ОСН, так и при УСН и компенсация, и возмещение затрат учитываются в расходах на дату их выплаты в размере, предусмотренном соглашением с работником (пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ). При использовании легкового автомобиля эти расходы можно учесть только в сумме, не превышающей норматив, который зависит от объема двигателя (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, п. 1 Постановления Правительства от 08.02.2002 N 92, Письмо Минфина от 23.03.2018 N 03-03-06/1/18366):

Объем двигателя легкового автомобиля

Норматив (руб/мес.)

до 2 000 куб. см включительно

1 200

свыше 2 000 куб. см

1 500

Если соглашение будет признано налоговыми органами ничтожным, то будут доначилены перечисленные выше налоги.

Хотите такую же консультацию?