Документальное оформление недостачи при инвентаризации

Добрый день.
Мы провели инвентаризацию товара, и выявили недостачу.
Виновного не нашли, данную недостачу спишем на расходы организации.
Какие приказы и акты и объяснительную от материальнответсевнного лица мы должны составить?

Марина

Наш ответ

Как известно, при инвентаризации товаров сведения об их фактическом наличии записываются в инвентаризационную опись формы N ИНВ-3, составляемой не менее чем в двух экземплярах. При этом в ней не должно присутствовать незаполненных строк, а на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. Отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов делается на последней странице описи и заверяется подписями лиц, проводивших инвентаризацию. После подписания описи всеми членами инвентаризационной комиссии она сдается в бухгалтерию.

Там в первую очередь осуществляется проверка правильности подсчетов, содержащихся в описи N ИНВ-3, после чего ее данные сравниваются с данными бухгалтерского учета.

В случае выявления расхождений (в нашем случае — недостачи товаров) составляется сличительная ведомость формы N ИНВ-19, утвержденная также Постановлением N 88.

Согласно п. 4.1 Методических указаний N 49 суммы недостач товаров в сличительной ведомости указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.

В табличной части сличительной ведомости результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-19), расположенной на второй странице, количество и сумма выявленной недостачи указываются в графах 10 и 11. Недостачи, отрегулированные за счет уточнения записей в учете, а именно, количества, суммы и номера счета, статьи, заказа, указываются в графах 15 — 17.

На третьей странице формы N ИНВ-19 отражается пересортица по товарам, нередко имеющая место в торговле, а именно излишки, зачтенные в покрытие недостач (графы 18 — 20), и недостачи, покрытые излишками (графы 21 — 23). Окончательные недостачи товаров (в сумме, не покрытой зачетом при пересортице) с указанием количества, суммы и номера счета указываются в графах 27 — 32 формы.

Сумма выявленной недостачи в обязательном порядке вносится в ведомость формы N ИНВ-26, где указывается наименование и номер счета бухгалтерского учета, на котором отражаются недостачи.

Кроме того, выявленная недостача по товарам вносится в проект акта инвентаризации, подготавливаемый инвентаризационной комиссией, которая должна по выявленным отклонениям товаров получить от материально ответственных лиц подробные объяснения, а также подготовить предложения о возможных направлениях списания недостающих товаров.

Если в ходе инвентаризации вина ответственных лиц установлена, то нужно потребовать с них письменные объяснения. В противном случае руководителю нужно самому констатировать факт отсутствия виновных лиц.

Также правомерное списание недостач ТМЦ подтверждают следующие документы:

— решения следственных или судебных органов, свидетельствующие об отсутствии виновных лиц;

— отказ на взыскание ущерба с виновных лиц, вынесенный следственными или судебными органами.

Арбитражный суд Дальневосточного округа в Постановлении от 19.11.2014 N Ф03-4812/2014 по делу N А51-34302/2013 указал, что основанием для списания убытков от порчи, недостачи сверх норм естественной убыли, когда виновники не установлены, является обоснованное заключение, утвержденное руководителем организации.

Также определяющее значение имеет причина списания, указанная в акте, т.к. в соответствии с п. п. 30, 128 Методических указаний в зависимости от конкретных причин потерь фактическая себестоимость материалов подлежит списанию с кредита счета «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счетов учета затрат на производство или издержки обращения (расходы), расчетов по возмещению ущерба, финансовых результатов в порядке, предусмотренном п. 30 Методических указаний.

На основании данного акта комиссии издается приказ руководителя о списании товарно-материальных ценностей.

Таким образом, для списания недостачи ТМЦ, выявленной в результате инвентаризации, организации необходимо оформить надлежащим образом инвентаризационную опись, сличительную ведомость, акт на списание материалов, приказ о списании товарно-материальных ценностей.

Хотите такую же консультацию?