Документы при ремонте имущества, переданного в аренду

Компания — владелец недвижимости. Недвижимость сдается в аренду. Эксплуатация недвижимости ежемесячно проводится собственными силами (имеется штат сотрудников).

Вопрос: какие первичные документы (сметы, приказы и т.п.) ежемесячно необходимо оформлять компании для списания расходов на покупку расходных материалов ( в т.ч. пропан, цемент, гидроизол, мастика битумная, кабель) и инвентаря?

Светлана

Наш ответ

В рассматриваемом случае Вами фактически будет осуществляться ремонт основных средств.

Основные правила отражения в бухгалтерском учете и документального оформления проведения ремонта основных средств отражены в Приказе Минфина России от 13.10.2003 N 91н.

Фактические расходы, если организация выполняет работы хозяйственным способом, должны подтверждаться, в частности, следующими первичными учетными документами:

актами на списание строительных материалов, документами о расходе материалов;

табелями учета рабочего времени рабочих, расчетно-платежными ведомостями на выплату зарплаты работникам и т.д.;

дефектной ведомостью (отметим, что в общем случае составление ведомости не обязательно, организация может подтвердить факт осуществления работ и вышеперечисленными документами, а также актом о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств по ф. N ОС-3). Наличие дефектной ведомости позволит избежать возможных претензий со стороны налоговых органов. В данном документе указывается описание повреждений объекта, а также характер и срок ремонтных работ, которые подтвердят списание соответствующих расходов.

Контролирующие органы при проверке нередко требуют представления дефектной ведомости, подтверждающей факт поломки (износа) и необходимость ремонта того или иного имущества компании. Они полагают, что наличие такого документа обязательно и при его отсутствии соответствующие расходы компания не вправе учесть при исчислении налога на прибыль.

Таким образом, при проведении ремонта собственными силами дефектную ведомость заменяет, можно сказать, акт выполненных работ (как при осуществлении работ сторонней организацией) и его безопаснее оформлять, самостоятельно разработав форму и утвердив ее в приложении к учетной политике (ст. ст. 8 и 9 Закона о бухгалтерском учете).

Дефектную ведомость подписывает комиссия из представителей подразделения, эксплуатирующего объект основных средств, и подразделения, которое будет осуществлять его ремонт. Утверждает ведомость руководитель организации.

После окончания ремонта должен быть составлен акт по ф. N ОС-3 или аналогичный акт, утвержденный учетной политикой организации.

При замене запчастей основного средства собственными силами их отпуск со склада оформляют требованием-накладной (форма N М-11) (п. п. 90, 100 Методических указаний по учету МПЗ). Сам факт использования запчастей (для списания в расходы) подтверждается, например, актом на списание материалов.

КАКИМИ ДОКУМЕНТАМИ ОФОРМИТЬ РЕМОНТ ОСНОВНОГО СРЕДСТВА

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Ремонт объекта основных средств проводится собственными силами? │

└───────────────────┬─────────────────────────────────────┬───────────────┘

Да Нет

│/ │/

┌───────────────────┴──────────────────┐ ┌───────────────┴───────────────┐

│ Для учета расходов на ремонт │ │ В случае когда ремонт проводит│

│ основного средства вам потребуются: │ │ сторонняя организация, │

│ — дефектная ведомость; │ │ в наличии должны быть │

│ — приказ руководителя о проведении │ │ следующие документы: │

│ ремонта; │ │ — дефектная ведомость; │

│ — калькуляция всех затрат; │ │ — приказ руководителя │

│ — документы, подтверждающие покупку │ │ о проведении ремонта; │

│материалов (накладные, товарные чеки);│ │ — договор подряда; │

│ — документы, подтверждающие оплату │ │ — проектно-сметная │

│ материалов (платежные поручения, │ │ документация; │

│ чеки ККТ); │ │ — акт по форме N ОС-3 │

│ — лимитно-заборные карты или │ │ │

│ требования-накладные; │ │ │

│ — акт по форме N ОС-3 │ │ │

└──────────────────────────────────────┘ └───────────────────────────────┘

Хотите такую же консультацию?