Дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день

Работникам с ненормированным рабочим днем предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск. Продолжительность этого отпуска устанавливается коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка и не может быть менее трех календарных дней (ч. 1 ст. 119 ТК РФ).

Право на получение указанного отпуска возникает у работника при условии, что он работает в режиме ненормированного рабочего дня и занимаемая им должность включена в перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (Письмо Роструда от 24.05.2012 N ПГ/3841-6-1). Данный перечень устанавливается коллективным договором, соглашением или локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников (ст. 101 ТК РФ).

Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск установленной продолжительности предоставляется работникам независимо от продолжительности работы в условиях ненормированного рабочего дня. Такой вывод следует из Письма Роструда от 24.05.2012 N ПГ/3841-6-1. Условие локального нормативного акта о том, что продолжительность отпуска за ненормированный рабочий день исчисляется пропорционально отработанному времени, не соответствует нормам трудового законодательства (Письмо Минтруда России от 18.08.2017 N 14-2/В-761).

Действующее трудовое законодательство не содержит положений об «сгорании» неиспользованных дополнительных оплачиваемых отпусках. Данные отпуска накапливаются. При этом дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день может быть заменен денежной компенсацией по заявлению сотрудника. По общему правилу компенсация должна быть рассчитана исходя из среднего заработка (ч. 1, 3 ст. 126, ч. 4 ст. 139 ТК РФ).

Как издать приказ о предоставлении ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска

Предоставление отпуска оформляется приказом. Для его составления работодатель может воспользоваться унифицированной формой N Т-6 или N Т-6а (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

В приказе указываются номер и дата его составления, табельный номер, Ф.И.О., должность работника, структурное подразделение, в котором он работает, период работы, за который предоставляется отпуск.

В разд. «Б» формы N Т-6 следует записать — «ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск», а также указать количество календарных дней отпуска и даты, на которые он приходится.

Если дополнительный отпуск оформляется вместе с основным, то заполняется также разд. «А» формы N Т-6.

В разд. «В» формы N Т-6 следует указать общее количество дней и даты отпуска (независимо от того, был ли заполнен разд. «А»).

Приказ подписывается работодателем или уполномоченным на это лицом. С приказом работника необходимо ознакомить под подпись. Если работник отказывается от подписи, рекомендуем оформить соответствующий акт.

Как составить записку-расчет при предоставлении ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска

Записка-расчет необходима для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска и составляется заранее, поскольку отпускные должны быть выплачены работнику за три дня до отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ, Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

Для составления записки-расчета работодатель может воспользоваться унифицированной формой N Т-60 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). На первом листе указываются номер и дата составления записки-расчета, табельный номер, Ф.И.О., должность работника, структурное подразделение, в котором он работает, период работы, за который предоставляется отпуск.

Раздел «А» заполняется, если дополнительный отпуск предоставляется вместе с основным.

В разделе «Б» формы N Т-60, кроме названных сведений, указывается код отпуска и основание его предоставления, т.е. реквизиты соответствующего приказа.

В разделе «В» следует отразить общее количество календарных дней отпуска и даты, на которые он приходится.

Первую страницу подписывает работник кадровой службы, при этом указывается должность и приводится расшифровка подписи.

Второй лист содержит расчет оплаты отпуска, начислений и удержаний, а также общей суммы к выплате.

При расчете среднего заработка для оплаты отпуска в графе 3 показывается общая сумма выплат, начисленных работнику за расчетный период.

В графах 4, 5 указывается количество календарных дней, часов, приходящихся на отработанное время в расчетном периоде.

Графа «Количество часов расчетного периода» заполняется при расчете оплаты отпуска работнику, которому установлен суммированный учет рабочего времени.

Второй лист записки-расчета подписывается бухгалтером, при этом необходима расшифровка подписи.

Как оформить карточку по форме N Т-2 при предоставлении ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска

Сведения обо всех отпусках в личной карточке работника по унифицированной форме N Т-2 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1) отражаются в разд. VIII (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). В соответствующих графах следует указать вид отпуска — «ежегодный дополнительный оплачиваемый», период работы, за который он предоставляется, количество календарных дней отпуска, даты начала и окончания, а также основание отпуска (реквизиты приказа о предоставлении отпуска). С внесенной в личную карточку записью работника знакомить не нужно.

Как оформить табель учета рабочего времени при предоставлении ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска

Учет времени, фактически отработанного каждым работником, ведется в табеле учета рабочего времени по унифицированным формам N Т-12 и N Т-13, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, или по форме, которую работодатель разработал самостоятельно.

При использовании унифицированных форм табеля дни ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работника нужно отметить путем проставления буквенного кода «ОД» или цифрового — «10». Это следует из Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1) и условных обозначений, представленных на титульном листе формы N Т-12.