Значение путевого листа

Путевой лист — это документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства и водителя.

Соответственно, организации и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие автомобили и автобусы, должны вести учет работы транспортного средства и водителя в путевом листе.

Кроме того, путевой лист служит основанием для списания в расходы указанных затрат и для целей налогового учета.

В силу п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, — убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Соответственно, путевой лист является одним из документов, подтверждающих расходы на списание ГСМ.

Такого мнения финансисты придерживаются давно (Письма от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161, от 15.07.2010 N 02-06-10/2614).

Путевой лист служит также для подтверждения в целях налога на прибыль компенсируемых расходов водителей по использованию личного транспорта в служебных целях (Письмо Минфина России от 23.09.2013 N 03-03-06/1/39406). Согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы на содержание служебного транспорта, в том числе автомобильного, включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией. При этом расходы на компенсацию за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок признаются в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от

Путевой лист нужен не только для подтверждения расходов для целей определения налога на прибыль, но и при других налоговых режимах. Например, налогоплательщики, применяющие УСНО, выбравшие в качестве объекта налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, при определении налоговой базы учитывают расходы, предусмотренные п. 1 ст. 346.16 НК РФ, при условии их соответствия критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ. Причем перечень расходов, установленный п. 1 ст. 346.16 НК РФ, является закрытым. Кроме того, в п. 2 ст. 346.17 НК РФ говорится, что расходами налогоплательщика признаются затраты после их фактической оплаты.

На основании пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ налогоплательщики вправе уменьшить полученные доходы на расходы на содержание служебного транспорта. При этом указанный транспорт должен принадлежать организации на праве собственности или использоваться на основании договора аренды.

Таким образом, для признания в целях налогообложения прибыли расходов на ГСМ необходимо одновременное выполнение двух условий: наличие оплаты указанных материалов (ГСМ) и фактическое списание топлива служебному транспорту. При этом расходы на ГСМ должны отвечать требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ.

Одним из первичных документов, подтверждающих произведенные расходы на ГСМ, является путевой лист, оформленный в порядке, установленном законодательством РФ (Письмо ФНС России от 22.11.2010 N ШС-37-3/15988@).

Таким образом, путевой лист является обязательным документом, который нужен:

— для целей бухгалтерского учета — для подтверждения и отражения в учете факта хозяйственной операции;

— для целей налогового учета — для списания в расходы ГСМ и заработной платы водителей;

— для начисления заработной платы водителю — для получения данных о фактически отработанном времени и другие показатели.

Кстати, судебные инстанции считают путевой лист основным документом, подтверждающим расход ГСМ: в нем указываются маршрут следования автомашины, остаток и расход топлива, километраж, и на его основании составляется акт списания топлива, согласно которому производится запись в регистрах бухгалтерского и налогового учета (Постановление Девятого Арбитражного апелляционного суда от 29.09.2014 N 09АП-37772/2014 по делу N А40-163433/12).

Обязательными реквизитами путевого листа являются:

— наименование и номер;

— сведения о сроке его действия: число, месяц, год, в течение которых путевой лист может быть использован;

— сведения об организации — собственнике транспортного средства: наименование, организационно-правовая форма, местонахождение, номер телефона, ОГРН организации;

— сведения о транспортном средстве: тип (легковой, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, модель автомобильного прицепа или полуприцепа;

— государственный регистрационный знак легкового, грузового автомобиля, грузового прицепа, полуприцепа, автобуса, троллейбуса;

— показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);

— дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки средства и его заезда на указанную стоянку;

— дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового контроля технического состояния (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством).

— сведения о водителе: фамилия, имя, отчество; дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.

Неприменение путевого листа может послужить причиной привлечения налогоплательщика к налоговой ответственности по ст. 120 НК РФ за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения.

Налоговики в Письме УФНС России по городу Москве от 30.12.2009 N 16-15/139308 указали на возможность использования самостоятельно разработанной формы путевого листа нетранспортными организациями при условии, что разработанные формы удовлетворяют требованиям Приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» (далее — Порядок N 152).

Следует обратить внимание, что маршрут следования автомобиля обязательным реквизитом путевого листа не является. Означает ли это, что организация, разрабатывая собственную форму путевого листа, может не предусматривать этот реквизит, ведь именно он является наиболее трудоемким по заполнению? Минфин России в 2009 году указал, что неспециализированные организации, применяющие самостоятельно разработанную форму путевого листа, по сути, могут маршрут следования не указывать. Главное, чтобы применяемая форма документа соответствовала требованиям законодательства о бухгалтерском учете. Аналогичную позицию заняли судьи ФАС Московского округа в Постановлении от 08.12.2009 N КА-А40/13500-09 по делу N А40-45119/09-75-278.

Организации следует иметь в виду: если она решила применять унифицированную форму путевого листа и не утверждать свою форму, то заполнять маршрут следования придется в любом случае, поскольку в соответствии с Постановлением Госкомстата N 78 данный реквизит является обязательным. Его незаполнение приведет к тому, что компания, скорее всего, не сможет учесть расходы на ГСМ в целях исчисления налога на прибыль. Именно к такому выводу пришли судьи в Постановлениях ФАС Восточно-Сибирского округа от 21.10.2009 по делу N А33-13602/08, ФАС Западно-Сибирского округа от 29.07.2009 N Ф04-4540/2009(11903-А27-26) по делу N А27-18205/2008-6.

На практике часто возникает вопрос о необходимости наличия в путевом листе нетранспортной организации отметки о прохождении предрейсового и послерейсового медицинского осмотра. Позиция Минфина России в отношении данного вопроса такова: обязательные реквизиты путевого листа, форму которого может разработать организация самостоятельно, утверждены Приказом Минтранса России N 152. В качестве обязательного реквизита выступают сведения о водителе, в состав которых входят и сведения о прохождении медицинского осмотра. Если в путевом листе данные сведения отсутствуют, то такой документ нельзя учесть для целей определения налоговой базы по налогу на прибыль.

Однако существует и противоположная точка зрения, согласно которой отсутствие в путевом листе отметки о прохождении медицинского осмотра еще не означает отсутствие факта осуществления расходов организацией. Аргументация такой позиции следующая: Приказ Минтранса России N 152 издан во исполнение требований Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта», а это означает, что он не распространяется на нетранспортные организации. Более того, для целей налогообложения расходы на ГСМ можно подтвердить и любыми другими документами в соответствии с требованиями ст. 252 НК РФ. Аналогичная точка зрения приведена в Постановлении ФАС Московского округа от 10.08.2009 по делу N КА-А40/7253-09.

В соответствии с положениями Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» (далее — Закон N 196-ФЗ) организация медицинского осмотра водителей транспорта является обязанностью работодателя. Однако и в отношении данного нормативно-правового акта нет единой точки зрения касательно вопроса, распространяется его действие на все организации или же только на организации автомобильного транспорта. Существуют положительные судебные решения, где указано, что отметка о прохождении медицинского осмотра в нетранспортных организациях необязательна, — Постановления ФАС Центрального округа от 23.11.2009 по делу N А36-706/2009 и от 28.07.2009 по делу N А36-3582/2008. Поскольку данный вопрос и по сей день остается неурегулированным, во избежание претензий со стороны налоговой службы налогоплательщику следует оценить существующий налоговый риск по данной тематике в его регионе и принять соответствующее решение.

Напомним, что Порядок проведения предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров утвержден Приказом Минздрава России от 15.12.2014 N 835н, согласно его п. 16 по результатам положительного прохождения предрейсового медицинского осмотра на путевых листах ставится штамп «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен» и подпись медицинского работника, проводившего медицинский осмотр.

Несколько слов скажем о предрейсовом контроле технического состояния транспортного средства. Пункт 16.1 Приказа N 152 обязывает организации проводить предрейсовый контроль технического состояния транспортного средства. Дата и время проведения такого контроля проставляются контролером технического состояния автотранспортных средств, проводившим соответствующий контроль, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов.

Сведения о проведенном предрейсовом контроле технического состояния транспортных средств фиксируются в путевых листах. Предрейсовый контроль технического состояния транспортных средств осуществляется контролером технического состояния автотранспортных средств, на которого субъектом транспортной деятельности возложены обязанности по проведению такого контроля, на что указано в п. 29 Правил обеспечения безопасности перевозок пассажиров и грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утвержденных Приказом Минтранса России от 15.01.2014 N 7.

Вместе с тем по вопросу о необходимости наличия в путевом листе отметки о проведении предрейсового контроля технического состояния транспортных средств нет четкой определенности в том, распространяется ли указанное требование на нетранспортные организации.