Списание задолжености работника за трудовую книжку

В силу ст. 65 ТК РФ при заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работодателем. Кроме того, в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

Согласно ст. 66 ТК РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти.

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225. На основании п. 44 этих правил у работодателя всегда должно быть в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Пунктом 47 обозначенных правил предусмотрено, что при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется расходами на их приобретение.

Таким образом, выдача трудовой книжки осуществляется работодателем на платной основе. Удержание стоимости трудовой книжки из зарплаты сотрудника возможно только при наличии его письменного заявления, поскольку работодатель самостоятельно может произвести удержания из заработной платы работника исключительно в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом и иными федеральными законами (ст. 137 ТК РФ). Выдача трудовой книжки к таким случаям не относится.

Если у Вас в организации предусмотрено удержание стоимости трудовой книжки из заработной платы, то в рассматриваемом случае у сотрудника перед Вашей организацией возникает задолженность.

Наиболее распространенными причинами списания такой задолженности являются:

• добровольный отказ организации от удержания (взыскания), в том числе путем прощения долга работнику;
• истечение срока исковой давности.

Прощение долга бывшему сотруднику производится на основании соответствующего распоряжения (приказа) руководителя. Если сотрудник уволился и найти его не представляется возможным, организация вправе отправить по известному ей адресу должнику заказное письмо с уведомлением о вручении, в котором сообщается о прощении долга, и долг будет считаться прощенным.

Организация, простившая долг, признается налоговым агентом (ст. 226 НК РФ) и обязана с дохода, полученного налогоплательщиком, исчислить, удержать сумму налога на доходы физических лиц и перечислить ее в бюджет. Но поскольку работник уволен и возможности удержать НДФЛ у организации нет, она обязана не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода, в котором возникли соответствующие обстоятельства, письменно сообщить налогоплательщику и в налоговый орган по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме налога (п. 5 ст. 226 НК РФ). Аналогичные разъяснения приведены в Письме Минфина России от 24.09.2009 N 03-03-06/1/610.

Если Вы не будете прощать долг сотруднику, то по истечении 3 лет сможете списать его задолженность. Однако и в этом случае организация будет признана налоговым агентом по НДФЛ.

Для списания дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности нужны акт инвентаризации расчетов и приказ директора. Срок исковой давности — три года со дня, когда работник должен был погасить задолженность (п. 77 Положения по бухучету N 34н).