Документы для учета премии

Не удалось связаться с Вами для уточнения вопроса, если у Вас появятся уточнения, пожалуйста, свяжитесь с нами.

Премии — это выплаты стимулирующего характера, которые выплачиваются работникам за добросовестное выполнение трудовых обязанностей или достижение определенных трудовых показателей. Премии выплачиваются в сроки, установленные коллективным договором или локальным нормативным актом вашей организации (ст. ст. 129, 191 ТК РФ, Письмо Минтруда от 14.02.2017 N 14-1/ООГ-1293, Информация Роструда).

Суммы премий работникам:

1. в бухучете независимо от даты фактической выплаты начисляются в месяце, в котором издан приказ о выплате премии (Т-11 или Т-11а)

1. облагаются НДФЛ. В справке 2-НДФЛ премии указываются с кодом дохода 2002 (Письмо ФНС от 07.08.2017 N СА-4-11/15473@);
2. облагаются страховыми взносами (Письмо Минфина от 20.06.2017 N 03-15-06/38515);
3. учитываются в расходах на оплату труда в сумме, включающей в себя НДФЛ:

• при ОСН — на дату начисления (п. 2 ст. 255, п. 4 ст. 272 НК РФ, Письмо Минфина от 06.02.2017 N 03-03-06/2/5954);
• при УСН — на дату выплаты работникам (пп. 6 п. 1, п. 2 ст. 346.16, пп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Такой порядок учета и налогообложения применяется ко всем премиям независимо от периода, за который они начислены.

Чтобы подтвердить, что выплата действительно является премией, учитываемой в расходах на оплату труда, а не подарком, нужны три документа (Письма Минфина от 18.02.2016 N 03-05-05-01/9022, ФНС от 01.04.2011 N КЕ-4-3/5165):

1. документ, устанавливающий порядок назначения и выплаты премий (в том числе показатели, учитываемые при назначении премии, порядок определения суммы премий, условия выплаты премий и т.п.). Если таким документом является коллективный договор или локальный нормативный акт (например, положение об оплате труда), в трудовом договоре работника должна быть ссылка на этот документ;
2. документ, подтверждающий выполнение работником условий премирования. Это может быть служебная записка непосредственного руководителя о достижении работником конкретных трудовых показателей или расчет суммы премии;
3. приказ о выплате премии (Т-11 или Т-11а).

Премии к государственным, профессиональным или корпоративным праздникам не учитываются в налоговых расходах ни при ОСН, ни при УСН, облагаются НДФЛ и страховыми взносами (Письма Минфина от 07.02.2017 N 03-15-05/6368, от 09.07.2014 N 03-03-06/1/33167).

При выплате премии и разработке документов для премирования работников необходимо учитывать следующее.

1. Локальные нормативные акты, в том числе о премировании, не должны ухудшать положение работника по сравнению с действующим законодательством (ст. 8 ТК РФ).

2. Обязательным для включения в любой трудовой договор условием является условие об оплате труда (ст. 57 ТК РФ), поэтому работодатель должен обозначить возможность осуществления поощрительных выплат в тексте трудового договора. Кроме того, работодатель не может в одностороннем порядке отменить премии, если они предусмотрены трудовым договором.

3. К расходам на оплату труда относятся премии за производственные результаты, надбавки к тарифным ставкам и окладам за профессиональное мастерство, высокие достижения в труде и иные подобные показатели (ст. 255 Налогового кодекса РФ, далее — НК РФ). То есть работодатель должен установить производственные показатели, за которые предусматривается премирование. К ним, например, могут относиться: для менеджера по продажам — количество заключенных и реально исполненных договоров, для юриста — размеры взысканных в судебном или претензионном порядке долгов, возмещенных в административном или судебном порядке сумм НДС, оспоренных сумм доначислений налогов и сборов, штрафов и пр. Такие показатели можно устанавливать в планах и подтверждать отчетами о выполненной работе.

4. Расходы должны быть экономически оправданы и документально подтверждены (ст. 252 НК РФ). Поэтому если компания получает убытки, то выплаты больших премий за производственные показатели налоговым органом могут быть признаны неправомерными.