Как передать ведение бухгалтерии на аутсерсинговую компанию

Организация может передать ведение бухгалтерии на аутсерсинговую компанию.  

Одним из самых распространенных видов подобных договоров является договор возмездного оказания бухгалтерских услуг, предметом которого является бухгалтерское сопровождение бизнеса, включающее ведение бухгалтерского, налогового учета, составление бухгалтерской и налоговой отчетности и передача этой отчетности уполномоченным органам (форма договора в приложении).

В соответствии с Гражданским кодексом и с приведенным определением аутсорсинга в договоре должны быть указаны и четко разделены полномочия сторон, обязанности и ответственность. Поскольку передача ведения бухгалтерского учета и составления отчетности стороннему исполнителю по сути является передачей ему функций бухгалтерии и главного бухгалтера, то и риски искажения отчетности переходят к исполнителю.

Таким образом, аутсорсинговая компания, принимая на себя риски искажения данных учета и отчетности, должна создать такую систему принятия, обработки, систематизации, сжатия информации, которая позволила бы минимизировать риски искажения и готовить качественный продукт труда (бухгалтерскую и налоговую отчетность), обеспечивающий безопасность деятельности как самой аутсорсинговой компании, так и обслуживаемой организации.

Что включают в себя услуги бухгалтерского аутсорсинга?

1. Работу с первичной документацией. Именно на основе первичной документации и формируется отчетность. Предлагается обработка и систематизация документации: формирование накладных, актов выполненных работ, счетов-фактур для ваших покупателей и заказчиков, формирование банковских документов, оформление кассовых документов, оприходование документов от ваших поставщиков и продавцов.

2. Отражение всех операций на счетах бухгалтерского и налогового учета в бухгалтерских программах. Основным используемым продуктом на сегодняшний момент является программа «1С».

3. Начисление заработной платы, расчет отпускных, больничных, декретных, премиальных, различных видов компенсаций и прочих выплат в пользу сотрудников клиента и, соответственно, всех «зарплатных» налогов с данных начислений.

4. Формирование и сдачу налоговой и бухгалтерской отчетности в налоговые органы, внебюджетные фонды, органы статистики и прочие контролируемые органы. В реалиях нашего времени сдавать отчетность наиболее эффективно, а на общей системе в части декларации по налогу на добавленную стоимость и законодательно установлено в электронном виде.

5. Консультирование клиентов по возникающим вопросам в части оптимизации налогообложения и возможных налоговых рисков.

6. Представление интересов клиента в налоговых органах.

Этот набор услуг охватывает в основном весь спектр бухгалтерских услуг, которые предоставляет аутсорсинговая компания. Клиент может выбрать передачу бухгалтерии как в полном объеме компании-аутсорсеру, так и выборочно определенных участков работы. Хотя на практике выполнение аутсорсинговой организацией или самостоятельным аутсорсером выборочных услуг оказывается в ценовом измерении дороже, чем выполнение полного объема работ.

Дополнительные опции, которые могут предлагаться компаниями в рамках увеличения своей привлекательности для клиента, разнообразны, перечислим основные.

1. Предоставление удаленного доступа клиенту к бухгалтерским программам.

2. При получении от клиента доступа к банковским счетам в формате так называемого просмотрового места самостоятельно заходить в «клиент-банк», получать банковские выписки, формировать по заданию клиента платежные поручения, но не иметь права подписи, что означает невозможность распоряжаться денежными средствами на счетах клиента.

3. Участие в совещаниях, возможность выезда в командировки по заданию клиента.

4. Участие в проведении инвентаризаций и пр.

При взаимодействии с бухгалтерией аутсорсинговой компании возникающие сложности в своевременном представлении документации могут привести к недовольству обеих сторон и даже к разрыву договорных отношений. На этапе сотрудничества необходимо помнить и понимать, что:

1. На начальном этапе работы вы должны быть готовы к тому, что сотрудники компании-аутсорсера будут задавать вам вопросы, касающиеся специфики вашей деятельности, с целью понять специфику вашей деятельности и корректно выстроить бухгалтерский учет ваших финансовых операций. Поэтому вам необходимо максимально просто и прозрачно объяснить систему вашей работы, а также процессы работы самостоятельно либо назначить со своей стороны ответственного сотрудника;

2. С вашей стороны должны быть назначены сотрудники, ответственные за своевременное представление первичной документации для обработки, с которыми будут контактировать аутсорсеры для получения документации;

3. Суммы налогов формируются на основании подведенных итогов по представленным с вашей стороны документам. И если документация представлена не в полном объеме, то в данном случае финансовый результат будет некорректным, сумма налогов окажется более высокой, а прибыль компании более низкой по сравнению с ожидаемыми результатами;

4. Желательно представлять договоры, которые вы планируете заключать со своими поставщиками или покупателями, на этапе обсуждения условий сделок, чтобы аутсорсер смог помочь вам в оценке возможных налоговых рисков.

Если все эти условия будут выполняться, то никаких недоразумений возникать не будет.

{Статья: Аутсорсинг бухгалтерских услуг, как выбрать компанию (Яковлева Е.) («Учет и контроль», 2018, N 5) {КонсультантПлюс}}

-Форма: Договор возмездного оказания бухгалтерских услуг (договор аутсорсинга) (Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2018)