Сотрудник нарушил ПДД — можно ли взыскать снего штраф и какое будет налогообложение

Добрый день!
Сотрудник, находясь на территории поставщика, который в свою очередь арендует помещение на территории завода нарушил требования безопасности дорожного движения, действующие на территории этого завода.
В следствии чего был выписан штраф. Водитель с требованиями безопасности был ознакомлен.
Штраф выписан нашей компании, в предписании указано что нарушил правила наш водитель Иванов (превысил скорость на 7 км./ч)
Вопрос:
Если мы (компания) оплачивает штраф то нужно ли удерживать НДФЛ и страховые взносы с сотрудника??
Можем ли удержать данный штраф из зарплаты сотрудника и как правильно это оформить?
Можно ли штраф считать расходом организации (если не взыскивать с сотрудника) и как правильно это оформить?

Ксения

Наш ответ

Если компания оплатит штраф, то сумма штрафа не будет облагаться страховыми взносами, по вопросу обложения НДФЛ есть 2 точки зрения (они представлены ниже).

Удержание штрафа из заработной платы работников является правомерным. Учитывая, что работники согласны добровольно возместить штраф, целесообразно оформить соглашения о добровольном возмещении суммы штрафа либо заявления от таких работников о добровольном возмещении, а также издать приказ (распоряжение) о возмещении работодателю штрафных санкций работниками.

Суммы штрафов, перечисляемых в бюджет, не учитываются в целях налогообложения прибыли (п. 2 ст. 270 Налогового кодекса РФ). Сумму, которую организации возместит водитель служебного автомобиля, виновный в нарушении, включите в доходы (п. 3 ст. 250 НК РФ).

Если компания оплачивает штраф

НДФЛ

По вопросу обложения НДФЛ оплаты работодателем — собственником (владельцем) транспортного средства штрафа за нарушение его работником правил дорожного движения во время управления данным транспортным средством, если указанные суммы с виновного лица не взыскиваются (ст. 2.6.1 КоАП РФ, пп. 1 п. 2 ст. 211, ст. 226 НК РФ)?

есть две точки зрения:

Официальная позиция Минфина России состоит в том, что в случае нарушения работником правил дорожного движения организации причиняется ущерб в виде штрафа, который она должна уплатить как собственник транспортного средства. Если организация не взыскивает со своего работника сумму причиненного ей ущерба, у физического лица возникает доход в натуральной форме. Указанный доход облагается НДФЛ:

  • Письмо Минфина России от 22.08.2014 N 03-04-06/42105
  • Письмо Минфина России от 12.04.2013 N 03-04-06/12341
  • Письмо Минфина России от 10.04.2013 N 03-04-06/1183
  • Письмо Минфина России от 08.11.2012 N 03-04-06/10-310

Однако ФНС России считает, что в силу ст. 2.6.1 КоАП РФ к административной ответственности привлекается собственник транспортного средства. Следовательно, в случае уплаты штрафа организацией у физического лица — водителя транспортного средства объекта налогообложения по НДФЛ не возникает (Письмо ФНС России от 18.04.2013 N ЕД-4-3/7135@).

Страховые взносы

Если штраф за нарушение ПДД сотрудником выставлен организации, которой принадлежит транспортное средство, страховые взносы начислять не нужно, поскольку в этом случае дохода у работника не возникает (п. 1 ст. 420 НК РФ, п. 1 ст. 20.1 Закона N 125-ФЗ).

Удержание штрафа из заработной платы

В соответствии с ч. 1 ст. 2.6.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях к административной ответственности за административные правонарушения в области дорожного движения и административные правонарушения в области благоустройства территории, предусмотренные законами субъектов Российской Федерации, совершенные с использованием транспортных средств, в случае фиксации этих административных правонарушений работающими в автоматическом режиме специальными техническими средствами, имеющими функции фото- и киносъемки, видеозаписи, или средствами фото- и киносъемки, видеозаписи, привлекаются собственники (владельцы) транспортных средств.

Норма ст. 22 Трудового кодекса РФ позволяет работодателю воспользоваться правом на привлечение работника к материальной ответственности.

Работодатель после оплаты штрафа за нарушение правил дорожного движения своими работниками может принять решение о привлечении виновного работника к ответственности в виде возмещения работодателю прямого действительного ущерба (ст. 238 ТК РФ).

Под прямым действительным ущербом понимается реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества), а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение, восстановление имущества либо на возмещение ущерба, причиненного работником третьим лицам (ч. 2 ст. 238 ТК РФ).

В соответствии со ст. 248 ТК РФ взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя путем удерживания из заработной платы работника в размере 20 процентов вплоть до окончательного возмещения ущерба (ст. 138 ТК РФ).

Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба.

В силу ч. 4 ст. 248 ТК РФ работник, виновный в причинении ущерба работодателю, может добровольно возместить его полностью или частично. По соглашению сторон трудового договора допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа. В этом случае работник представляет работодателю письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей.

Хотите такую же консультацию?