Учет командировочных расходов. осуществленных с личной карты сотрудника

Добрый день,
Сотрудник в зарубежной командировке оплатил со своей карты услуги гостиницы. По какому курсу следует ему компенсировать эти расходы и учесть в БУ и НУ?

Виктория

Наш ответ

В этом случае Минфин России считает, что расходы следует определять исходя из потраченной суммы согласно первичным документам по обменному курсу, установленному банком на дату списания средств (Письма от 22 января 2016 г. N 03-03-06/1/2318, от 17 июля 2015 г. N 03-03-06/41128). Документом, подтверждающим курс, может быть выписка с карточного счета сотрудника, где будет виден курс списания, такая выписка должна быть заверена банком (Письмо Минфина России от 10 июля 2015 г. N 03-03-06/39749).

НДФЛ

В соответствии с п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ при оплате работодателем работнику расходов на командировки в доход, подлежащий налогообложению, не включаются, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы по найму жилого помещения, а также фактически произведенные и документально подтвержденные расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Исходя из данной нормы денежные средства, списанные банком со счета физического лица в оплату расходов в иностранной валюте на проживание в загранкомандировке, с учетом комиссии банка за конвертацию валюты НДФЛ не облагаются.

Страховые взносы

При оплате расходов на командировки работников не подлежат обложению страховыми взносами, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения, а также расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту (п. 2 ст. 422 НК РФ, п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).

В рассматриваемой ситуации оплаченные со счета работника командировочные расходы (с учетом стоимости конвертации) подтверждены документально, следовательно, они не облагаются страховыми взносами.

Бухгалтерский учет

Затраты на служебные командировки работников, связанные с производственной деятельностью организации, относятся к расходам по обычным видам деятельности при выполнении установленных условий признания расходов. В отношении затрат на командировки такие условия выполняются на дату утверждения авансового отчета работника (п. п. 5, 16 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).

До момента признания командировочных расходов перечисленный работнику аванс на их оплату отражается как дебиторская задолженность работника (денежные средства, выданные работнику под отчет) (п. п. 3, 16 ПБУ 10/99).

В рассматриваемой ситуации стоимость услуг гостиницы выражена в иностранной валюте. При этом, поскольку расчеты с работником производятся в рублях РФ, их учет ведется без применения норм Положения по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (ПБУ 3/2006), утвержденного Приказом Минфина России от 27.11.2006 N 154н.

Величина расходов определяется исходя из фактически списанной суммы в рублях с учетом стоимости конвертации, т.е. по курсу конвертации, установленному банком, осуществляющим перевод.

Содержание операций

Дебет

Кредит

Первичный документ

На дату выдачи денежных средств работнику

Перечислены денежные средства в рублях на банковскую карту командированного работника

71

51

Выписка банка по

расчетному счету

На дату утверждения авансового отчета

Отражена сумма расходов по найму жилого помещения во время командировки

20

(44

и др.)

71

Авансовый отчет

Возвращена работником неизрасходованная сумма

(50 000 — 39 150)

50

71

Приходный кассовый ордер,

Авансовый отчет

Налог на прибыль организаций

При перечислении на банковскую карту работника аванса на командировку в налоговом учете организации не возникает расходов (п. 14 ст. 270 НК РФ).

Расходы по найму жилого помещения во время заграничной командировки включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, на дату утверждения авансового отчета (пп. 12 п. 1 ст. 264, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

В данном случае под отчет работнику выдана сумма в рублях, а стоимость услуг гостиницы выражена в евро и оплачена в рублях по установленному банком курсу. В связи с этим величина расходов по найму жилого помещения, учитываемых в целях налогообложения, определяется исходя из суммы, фактически списанной банком в оплату услуг по обменному курсу, установленному банком на дату списания денежных средств (подтвержденной документально). Аналогичной позиции придерживается Минфин России (см., например, Письмо от 22.01.2016 N 03-03-06/1/2318).

Курс обмена может быть подтвержден справкой о движении денежных средств на счете, заверенной банком (Письмо Минфина России от 10.07.2015 N 03-03-06/39749).

Хотите такую же консультацию?