Учет компенсации сотруднику в связи с переездом на новое место работы

Добрый день! Возможно ли произвести компенсацию сотруднику в связи с переездом на новое место работы (производственная необходимость), на собственном транспорте сотрудника, какие для этого нужны документы? Какие произвести бухгалт. проводки?
В локальных актах организации такой вид компенсации прописан.

Да, Вы можете провести в учете данную операцию, необходимыми для этого документами будут : Заявление работника, Документы, подтверждающие понесенные расходы (чеки за ГСМ, договор аренды жилья и т.п.).

Бухгалтерский учет

Компенсируемые организацией в соответствии с коллективным и трудовым договорами затраты работника, связанные с его переездом на работу в другую местность, учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности (п. 5 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н). Указанные расходы признаются при появлении у организации обязательства перед работником по выплате компенсации (подписании руководителем или иным уполномоченным лицом заявления работника на компенсацию расходов с приложенными документами, подтверждающими расходы на проезд) (п. 16 ПБУ 10/99).

Бухгалтерские записи по начислению и выплате рассматриваемых компенсаций производятся в порядке, предусмотренном Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, и приведены ниже в таблице проводок.

Страховые взносы

Перечень выплат, не подлежащих обложению страховыми взносами, приведен в ст. 422 НК РФ, ст. 20.2 Федерального закона N 125-ФЗ.

В частности, согласно пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона N 125-ФЗ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, в том числе в связи с переездом на работу в другую местность (за исключением отдельных видов выплат).

Исходя из приведенных норм компенсация стоимости проезда работника к новому месту работы страховыми взносами не облагается (как установленная Трудовым кодексом РФ компенсация, связанная с переездом на работу в другую местность).

В отношении компенсации расходов работника на наем жилья при переезде на работу в другую местность отметим следующее.

Поскольку компенсация затрат на наем жилья на новом месте жительства в ст. 169 ТК РФ прямо не указана, вопрос о ее обложении страховыми взносами является спорным.

По мнению ФНС России, сумма возмещения расходов на наем жилого помещения облагается страховыми взносами в общеустановленном порядке (п. 2 Письма от 17.10.2017 N ГД-4-11/20938@). Обусловлено это тем, что ст. 169 ТК РФ не предусмотрена компенсационная выплата в виде такого возмещения.

В то же время по данному вопросу имеется другая точка зрения. Как указано выше, расходы данного вида могут рассматриваться как часть затрат на обустройство на новом месте жительства при переезде. Такие выплаты носят социальный характер и не обладают признаками заработной платы в смысле ст. 129 ТК РФ. В таком случае компенсация данных затрат не должна облагаться страховыми взносами на основании пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона N 125-ФЗ как установленная законодательством (ст. 169 ТК РФ) компенсационная выплата, связанная с переездом на работу в другую местность. Данная позиция подтверждена судебной практикой:

• Определение Верховного Суда РФ от 22.09.2015 по делу N 304-КГ15-5000, А70-5458/2014
• Определение Верховного Суда РФ от 16.09.2015 N 304-КГ15-5008 по делу N А70-6034/2014
• Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 21.01.2016 по делу N А56-27541/2015
• Постановление Арбитражного суда Уральского округа от 01.07.2016 N Ф09-5662/16 по делу N А60-42556/2015
• Постановление Арбитражного суда Центрального округа от 08.12.2015 N Ф10-4474/2015 по делу N А64-1983/2015
• Постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 13.02.2015 N Ф02-303/2015 по делу N А33-7916/2014

НДФЛ

В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения) все виды установленных действующим законодательством РФ компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных в том числе с исполнением работниками трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность).

Как указано выше, компенсация затрат на наем жилого помещения может рассматриваться как часть затрат на обустройство на новом месте жительства при переезде и, соответственно, не облагаться НДФЛ на основании п. 3 ст. 217 НК РФ. В то же время, поскольку компенсация затрат на наем жилья на новом месте жительства в ст. 169 ТК РФ прямо не указана, вопрос о ее налогообложении НДФЛ также является спорным.

Согласно позиции Минфина России НДФЛ не облагаются только выплаты, непосредственно связанные с переездом. При этом Минфин России исходит из формальной трактовки п. 3 ст. 217 НК РФ, т.е. слова «включая переезд на работу в другую местность» понимаются как освобождение от обложения НДФЛ только расходов на переезд (проезд) в другую местность. При этом, по мнению Минфина России, данная норма не распространяется на компенсацию расходов работника на обустройство на новом месте (в том числе на компенсацию расходов на наем жилья работника, переехавшего в другую местность).

Таким образом, исходя из приведенной позиции суммы возмещения расходов на проезд работника к новому месту работы освобождаются от обложения НДФЛ на основании п. 3 ст. 217 НК РФ, а компенсация расходов на наем жилого помещения работнику, переехавшему на работу в другую местность, не подпадает под действие указанной нормы и облагается НДФЛ в общеустановленном порядке.

ФНС России также придерживается мнения, согласно которому сумма возмещения расходов на наем жилого помещения не подпадает под действие п. 3 ст. 217 НК РФ (п. 1 Письма от 17.10.2017 N ГД-4-11/20938@). В то же время ведомство с учетом п. 3 Обзора практики рассмотрения судами дел, связанных с применением главы 23 Налогового кодекса Российской Федерации, утвержденного Президиумом Верховного Суда РФ 21.10.2015, отмечает, что сумма возмещения не признается облагаемым НДФЛ доходом при выполнении ряда условий. Так, возмещение должно быть предусмотрено трудовым договором, произведено исключительно в интересах организации в порядке, установленном локальным нормативным актом.

Официальные разъяснения и перечень судебных актов по данному вопросу см. в Энциклопедии спорных ситуаций по НДФЛ и страховым взносам.